Im Kapitel Ihre PC-Kasse finden Sie ausführliche Erläuterungen zum Aufbau und der allgemeinen Funktionsweise Ihres Kassensystems. Es kann somit Ihre innerbetriebliche Verfahrensdokumentation sinnvoll ergänzen. Im Falle einer Prüfung durch die Finanzbehörde können Sie diese Kassenrichtlinie vorlegen, um Ihren Prüfer zu unterstützen und die Funktionsweise Ihrer Kasse zu erläutern.

Im Folgenden finden Sie ausschließlich allgemeine Erläuterungen; unternehmens-spezifische Umstände und einzelne Fälle können hier leider nicht berücksichtigt werden. Diese können zu abweichenden Betrachtungsweisen und Ergebnissen führen. Somit kann dieses Dokument Ihre rechtliche und steuerliche Beratung nicht ersetzen. Bitte holen Sie fachlichen Rat bei Ihrem Steuer- oder Wirtschaftsprüfer ein, der Ihre betrieblichen Umstände und mögliche Entwicklungen berücksichtigt, bevor Sie anhand dieses Leitfadens Entscheidungen treffen. Gerichte und Finanzbehörden können andere Sichtweisen zu den hier beschriebenen Sachverhalten und Themen besitzen.

Am 14. November 2014 veröffentlichte das BMF (Bundesministerium der Finanzen) in einem Schreiben die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Darin legt die Finanzbehörde dar, welche Vorgaben Unternehmer aus Ihrer Sicht beim Einsatz von EDV-Systemen und dem Ablauf IT-gestützter Geschäftsprozesse beachten müssen. Die GoBD ersetzen die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GdPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Die neuen Regelungen führten bei vielen Unternehmern zu Verunsicherung. Dieser Leitfaden erläutert die Inhalte der GoBD und die Änderungen, die sich daraus für Unternehmer ergeben, praxisnah und enthält zahlreiche Hilfestellungen, wie Sie diese mit Ihren IT-Systemen umsetzen können. Konkrete Beispiele beziehen sich auf unsere Softwaresysteme und beschreiben genau die Funktionsweise bestimmter Bereiche. So haben Sie die Möglichkeit, diese Informationen im Falle einer Finanzprüfung an den Prüfer weiterzugeben.

Auch wenn die GoBD viele Unternehmer zunächst vor große Herausforderungen stellen und eher als unangenehme Pflichten wahrgenommen werden, so bieten sie auch die Chance, viele Prozesse zu überdenken. Durch die Standardisierung von Arbeitsabläufen sowie durch eine sinnvolle und vollständige Dokumentation und Dokumentenarchivierung können die Effizienz eines Unternehmens gesteigert und viele Prozesse optimiert werden.

Dieser Leitfaden soll Sie dabei unterstützen, unsere Softwaresysteme regelkonform einzusetzen und enthält zahlreiche Empfehlungen für Ihre Praxis anhand der wesentlichen Inhalte der GoBD. Die genannten Beispiele beziehen sich auf unsere Softwaresysteme; sofern nicht explizit eine Version genannt wird, gelten sie allgemein sowohl für euro-BIS, als auch für euro-Sales.

Da keine unternehmens- oder prozessspezifischen Besonderheiten berücksichtigt werden können, kann dieses Dokument nur eine Orientierungshilfe darstellen. Für eine rechtliche oder steuerliche Beratung kontaktieren Sie bitte Ihren Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater.

Das gesamte BMF-Schreiben können Sie auf der offiziellen Webseite des Ministeriums abrufen: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf;jsessionid=37D793B844471B09BE984542C3BD429D?__blob=publicationFile&v=3

Die Versionshistorie gibt Ihnen einen Überblick über Änderungen dieses Dokuments.[1]

[1] Anm.: Rein formelle Änderungen / Korrekturen am Text, die keinen bedeutenden Einfluss auf den Inhalt haben, werden hier nicht aufgeführt.

Mit den GoBD stellt die Finanzbehörde zentrale Anforderungen an die in Unternehmen eingesetzte IT. Dabei sind jedoch nicht nur die jeweiligen EDV-Systeme, sondern auch die Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe zu betrachten. Um GoBD-konform zu arbeiten, ist somit nicht nur die richtige Technik bzw. Software erforderlich; sie muss auch korrekt eingesetzt werden.

Darüber hinaus müssen Unternehmer eine Verfahrensdokumentation anfertigen, in der innerbetriebliche Prozesse und die Verwendung der EDV erläutert werden soll. Auch die Archivierung von Dokumenten, die Gewährleistung der Integrität der Daten (Stammdaten, Metadaten und Bewegungsdaten) sowie das Schaffen von geeigneten Kontroll- und Protokollsystemen sind zentrale Bestandteile der GoBD. Abschließend ist zu beachten, dass die anfallenden Daten im Falle einer Migration (z. B. wenn Sie planen, eines Ihrer Systeme zu wechseln) weiterhin diese Anforderungen erfüllen müssen.

Die Verantwortung für die rechtskonforme Einhaltung dieser Vorschriften trägt allein der Steuerpflichtige. Das gilt auch dann, wenn dieser bestimmte Aufgaben an Dritte auslagert. [1] Sofern finanzielle Mittel erforderlich sind, um die Vorschriften umzusetzen, muss der Steuerpflichtige diese aufbringen.

„Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (vgl. BFH-Urteil vom 24. Juni 2009, BStBl II 2010 S. 452). Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Nicht aufbewahrungspflichtig sind z. B. reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden.“[2]

„Form, Umfang und Inhalt dieser im Sinne der Rzn. 3 bis 5 nach außersteuerlichen und steuerlichen Rechtsnormen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Daten, Datensätze sowie Dokumente in elektronischer oder Papierform) und der zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen werden durch den Steuerpflichtigen bestimmt. Eine abschließende Definition der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen ist nicht Gegenstand der nachfolgenden Ausführungen. Die Finanzverwaltung kann diese Unterlagen nicht abstrakt im Vorfeld für alle Unternehmen abschließend definieren, weil die betrieblichen Abläufe, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen sowie die eingesetzten Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme in den Unternehmen zu unterschiedlich sind.“[3]

Dabei beziehen sich die GoBD nicht nur auf das vom Unternehmer eingesetzte Haupt(buchführungs)system, sondern umfassen explizit auch sogenannte Vor- und Nebensysteme: Dazu gehören sowohl Kassen- und
Warenwirtschaftssysteme, als auch elektronische Waagen, Archiv- und Dokumentenmanagementsystem usw – sowie die Schnittstellen zwischen diesen Systemen. Dabei spielt es keine Rolle, wie ein System bezeichnet wird. Relevant ist ausschließlich, ob buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Dokumente darin erfasst, erzeugt, übermittelt, verarbeitet, empfangen oder übernommen werden.[4]

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Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung wurden keinesfalls neu definiert –elektronische Aufzeichnungen, Dokumente und Bücher müssen grundsätzlich dieselben Anforderungen erfüllen wie Papierbelege:

- Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

- Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

- Vollständigkeit

- Richtigkeit

- zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

- Ordnung

- Unveränderbarkeit[5]

„Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt
werden und erhalten bleiben.“[6]

Das lässt sich im Regelfall nur dann umsetzen, wenn sowohl Mensch, als auch Technik zur
Umsetzung dieser Grundsätze beitragen:

Stellen Sie sich vor, dass ein Kunde im stationären Einzelhandel „ganz schnell nebenbei“ zwei Produkte erwirbt, den Betrag dafür passend an einen Verkäufer übergibt und das Geschäft umgehend verlässt: Ob dieser Kaufvorgang nun vollständig, richtig, wahrheitsgemäß und zeitgerecht in die Kasse eingegeben wird, obliegt dem Mitarbeiter. Auf die Unveränderbarkeit dieser Buchung und die Nachprüfbarkeit hat der Verkäufer jedoch in den meisten Fällen keinen Einfluss, weil diese Faktoren von den technischen Voraussetzungen des Kassensystems bestimmt werden. Das Zusammenspiel von DV-System und Anwender ist oft wesentlich, damit Prozesse GoBD-konform durchgeführt werden.

Die GoBD weisen ausschließlich darauf hin, dass die Finanzbehörde keinerlei Testate oder Zertifikate für DV-Systeme ausstellt. Auch wenn solche Dokumente von Softwareanbietern oder Dritten angeboten werden, besteht keinerlei Bindungswirkung für die Beurteilung im Rahmen einer Finanzprüfung.[7]

Aufgrund der rasanten Veränderungen der Technik und des immerwährenden Fortschritts unterliegt IT einer vergleichsweise kurzen Halbwertszeit. Ferner herrschen in Unternehmen sehr vielfältige Unterschiede in der Organisation sowie der Struktur von IT und der Gestaltung einzelner Geschäftsprozesse. Deshalb werden in den GoBD keine konkreten Angaben zu technischen Vorschriften und Standards gemacht. Ob ein bestimmter Sachverhalt von der Finanzbehörde als ordnungsgemäß beurteilt wird, ist aus diesem Grund nicht immer allein aus den Ausführungen der GoBD ersichtlich.[8]

„Im Zweifel ist über einen Analogieschluss festzustellen, ob die Ordnungsvorschriften eingehalten wurden, z. B. bei einem Vergleich zwischen handschriftlich geführten Handelsbüchern und Unterlagen in Papierform, die in einem verschlossenen Schrank aufbewahrt werden, einerseits und elektronischen Handelsbüchern und Unterlagen, die mit einem elektronischen Zugriffschutz gespeichert werden, andererseits.“[9]

Dieses Prinzip wird in den GoBD an vielen Stellen angewandt. So kann die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Aufzeichnungen und Bücher z. B. nach den gleichen Kriterien geprüft werden wie bei klassischen Dokumenten in Papierform.[10] So werden z. B. E-Mails, die rein dem Transportzweck von Dokumenten dienen, mit Briefumschlägen gleichgesetzt.[11]

Sie können Belege (Rechnungen etc.) direkt aus dem System per E-Mail an Ihre Kunden versenden. Die Software generiert automatisch den Textkörper für diese Nachricht anhand Ihrer Einstellungen und fügt den Beleg in Form eines PDF-Anhangs hinzu. Alle E-Mails werden zunächst im Postausgang vorgehalten und können dort erneut eingesehen werden. Es besteht die Option, Nachrichten zu löschen. Wenn Sie den E-Mailversand für den Zweck nutzen, zu dem er konzipiert wurde – den Versand von Kundenbelegen – können Sie alle diese E-Mails löschen. Die versendeten Belege werden im Belegmanagement vorgehalten; das Löschen der Nachrichten hat keinerlei Einfluss auf den Beleg selbst.

Theoretisch können aus dem System auch E-Mails erstellt und versendet werden, in denen sich Inhalte befinden, die nach den rechtlichen Vorschriften der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Wenn Sie einen offiziellen Handels-/Geschäftsbrief in Form einer E-Mail im Programm erfassen und versenden, beachten Sie bitte, dass dieser der Aufbewahrungspflicht unterliegt und über den Zeitraum der Aufbewahrungsdauer nicht gelöscht werden darf, sofern Sie keine anderweitige Archivierung vorgenommen haben.

„Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein. Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können.“[12] Ferner müssen die Belege und Verfahren den Zweck, welchen sie für eine Besteuerung erfüllen sollen, erreichen. Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb „angemessener Zeit“ einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen können. Dabei ist es unerlässlich, dass sich alle Geschäftsvorfälle „in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit)“.[13]

„Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gegeben sein.“[14]

Ihr euro-BIS / euro-Sales ist so konzipiert, dass der Großteil aller Geschäftsvorfälle automatisch in nachvollziehbarer Weise vorgehalten werden. Bitte beachten Sie, dass manche Sonderfälle / unternehmensspezifische Vorgehensweisen ggf. einer zusätzlichen Dokumentation bedürfen. An vielen Stellen im System können Sie zusätzliche Bemerkungen hinterlegen, die Ihnen später dazu dienen können, den Grund für bestimmte Buchungen nachzuvollziehen.

Ein Kunde reklamiert bei Ihnen einen Artikel, der an der Kasse gekauft wurde, aufgrund eines Mangels. Sie tauschen diesen durch ein Ersatzexemplar aus, der reklamierte Artikel kann nicht mehr verkauft werden. Sie haben nun verschiedene Möglichkeiten:

- Sofern Sie für diesen Vorfall keinerlei Buchung durchführen, ist er später sicher nicht mehr nachvollziehbar. Ihnen „fehlt“ ein Exemplar des Artikels.

- Sie können das Exemplar über das Lagermanagement ausbuchen (als Abgang) und eine entsprechende Bemerkung erfassen. So ist zumindest nachvollziehbar, was mit diesem Exemplar geschehen ist.

- Wenn Sie an der Kasse eine Warenrücknahme durchführen, anstatt einer Auszahlung des Betrags ein anderes Exemplar „verkaufen“ und anschließend den zurückgenommenen Artikel mit entsprechender Bemerkung über das Lagermanagement ausbuchen, ist der Vorgang später für sachverständige Dritte noch besser nachvollziehbar und über das System vollständig dokumentiert.
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Generell ist bei der Erfassung von geschäftsvorfällen und sonstigen Aufzeichnungen zu beachten, dass gewisse Grundsätze immer erfüllt sein müssen. Dazu zählen:

Vollständigkeit

„Die Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht). Eine vollzählige und lückenlose Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen ist auch dann gegeben, wenn zulässigerweise nicht alle Datenfelder eines Datensatzes gefüllt werden.“[15]

Nach den GoBD muss jeder Geschäftsvorfall aufgezeichnet werden, dazu zählt ausnahmslos jede Betriebseinnahme und -ausgabe, jeder Einlage und Entnahme. Dabei müssen die Grundlagen, der Inhalt und die Bedeutung für den Betrieb überprüft werden können.[16] „Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners (BFH-Urteil vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 372) - soweit zumutbar, mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls (BFH-Urteil vom 1. Oktober 1969, BStBl 1970 II S. 45). Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen.“[17]

An Ihrer PC-Kasse können Sie jeden Verkauf optional mit oder ohne Erfassung des Kunden durchführen. Kassenverkäufe mit direkter Zahlung können im Einzelhandelsgeschäft ohne Kundeneingabe getätigt werden: Dies zählt zu den branchenspezifischen entbehrlichen Aufzeichnungen bzw. fällt unter Zumutbarkeit.

Die „vollständige und lückenlose Erfassung aller Geschäftsvorfälle“ müssen Unternehmer, die elektronische DV-Systeme einsetzen, müssen sowohl durch technische, als auch organisatorische Kontrollen sicherstellen.[18]

Die automatisierte Vergabe von Belegnummern in euro-Sales / euro-BIS zählt zu den technischen Kontrollmechanismen. Der Anwender kann die Belegnummernvergabe für Kassenbons über die Oberfläche des Programms nicht beeinflussen – der nächste erzeugte Kassenbon erhält automatisch die nächste Nummer.

Das System gestattet es, die Rechnungsnummern entsprechend der betrieblichen Anforderungen anzupassen; dies geschieht idR einmalig zu Beginn, anschließend werden die Belegnummern fortlaufend weitergeführt. Um diese Systematik zu schützen und zu verhindern, dass der Nummernkreis unterbrochen wird, kann als organisatorische Maßnahme die Benutzerberechtigung einzelner (oder aller) Anwender so eingeschränkt werden, dass diese keine Schreibrechte für Belegnummern besitzen. Die Einhaltung von Arbeitsanweisungen und Verhaltensregeln zur Erfassung von Geschäftsvorfällen kann stichprobenartig geprüft werden.

Die GoBD schreiben weiterhin vor, dass ein „und derselbe Geschäftsvorfall […] nicht mehrfach aufgezeichnet werden“[19] darf. Dies ist ebenfalls vom Steuerpflichtigen zu prüfen.

Wenn Sie im System einen Wareneingang anhand eines Lieferscheins erfassen und anschließend die Wareneingangsrechnung Ihres Lieferanten mit Bezug zu diesem Lieferschein verbuchen, handelt es sich selbstverständlich nicht um eine doppelte Aufzeichnung. Der erste Geschäftsvorfall bezieht sich auf die bestandsmäßige Erfassung der Ware, der zweite ist mit dem Erhalt der Lieferantenrechnung und der daraus entstandenen Forderung verbunden.

„Zusammengefasste oder verdichtete Aufzeichnungen im Hauptbuch (Konto) sind zulässig, sofern sie nachvollziehbar in ihre Einzelpositionen in den Grund(buch)aufzeichnungen oder des Journals aufgegliedert werden können. Andernfalls ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht gewährleistet.“ [20]

Ihre Buchungen in euro-BIS / euro-Sales erfolgen stets auf Positionsebene, so dass bei korrekter Erfassung der Verkäufe durch den Anwender die einzelnen Positionen über das Kassenjournal (Kassenverkäufe) und das Belegmanagement / die Auftragsverwaltung (Rechnungsgeschäft) stets nachvollziehbar bleiben. Dank der leistungsstarken Such- und Filterfunktionen können bei Bedarf einzelne Vorgänge schnell und bequem gefunden werden.

„Die Erfassung oder Verarbeitung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen darf nicht unterdrückt werden. So ist z. B. eine Bon- oder Rechnungserteilung ohne Registrierung der bar vereinnahmten Beträge (Abbruch des Vorgangs) in einem DV-System unzulässig.“[21]

Für die Umsetzung dieser Vorschrift müssen schlussendlich alle verantwortlichen Mitarbeiter des Betriebs Sorge tragen. Einige Sicherheitsmechanismen von euro-BIS / euro-Sales helfen Ihnen dabei, sich vor Manipulation zu schützen: So kann ein Kassenbon nur dann produziert werden, wenn auch eine Zahlung erfasst wurde – erstellt der Anwender einen Kassenbon ohne Auswahl einer (anderen) Zahlart, wird dieser als Bareinnahme verbucht. Wird eine „Rechnungsvorschau“ erstellt, so dient diese nur zu Ansichtszwecken: Der aufgedruckte Hinweis, dass es sich um ein Muster handelt und die fehlende Rechnungsnummer unterscheiden diese Vorschau klar von einer richtigen Rechnung, um Missverständnisse und Missbrauch zu vermeiden.

Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB):
„Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden.“[22]

Auch dieser Grundsatz kann nur erfüllt werden, wenn alle Personen im Unternehmen ihn berücksichtigen. Eine falsche Ausweisung von Geschäftsvorfällen kann zur Beanstandung führen.

An der Kasse und im Auftrag können die Bezeichnungen von Artikeln bei Bedarf überschrieben werden. Durch die systemische Artikelnummer, die in diesem Zusammenhang nicht geändert werden kann, bleibt stets nachvollziehbar, welches Produkt verkauft wurde.

Nutzt der Anwender diese Funktion, um die Artikelbezeichnung um weitere Informationen zu ergänzen oder ihn auf Wunsch des Kunden anders, aber in korrekter Weise (mit einer anderen treffenden Bezeichnung des Produktes) zu betiteln, entspricht dies dem Grundsatz der Richtigkeit. Ändert der Anwender die Bezeichnung des Artikels jedoch in einer Weise, die nicht stimmig ist, kann dies zur Beanstandung im Falle einer Finanzprüfung führen.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB):

„Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen. Nach den GoB müssen die Geschäftsvorfälle grundsätzlich laufend gebucht werden (Journal).“[23]

Um GoBD-konform zu arbeiten, sollten Sie aus diesem Grund möglichst alle Geschäftsvorfälle unmittelbar im System erfassen. Durch die Vernetzung der einzelnen Bereiche von euro-BIS / euro-Sales können Sie die verschiedenen Stadien komplexer Vorgänge berücksichtigen.

Ein Kunde bittet Sie um ein Angebot. Dies können Sie mit dem System erstellen, an dieser Stelle wird weder ein Umsatz generiert, noch eine Bestandsbuchung erzeugt. Der Kunde nimmt das Angebot an, möchte die Ware bei Ihnen im Geschäft abholen. Sie können es per Klick in einen Auftrag wandeln, der an der Kasse über Eingabe der Auftragsnummer oder des Kundennamens aufgerufen werden kann. Bei Bedarf wird die Ware für den Kunden reserviert. Wenn der Kunde die Ware abholt und an der Kasse bezahlt, ruft der Kassierer den Auftrag auf und schließt ihn über die Erzeugung eines Kassenbons ab.

„Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingte Zeitspanne zwischen dem Eintritt des Vorganges und seiner laufenden Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen ist bedenklich. Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich (vgl. BFH-Urteil vom 2. Oktober 1968, BStBl 1969 II S. 157; BFH-Urteil vom 26. März 1968, BStBl II S. 527 zu
Verbindlichkeiten und zu Debitoren). Wegen der Forderung nach zeitnaher chronologischer Erfassung der Geschäftsvorfälle ist zu verhindern, dass die Geschäftsvorfälle buchmäßig für längere Zeit in der Schwebe gehalten werden und sich hierdurch die Möglichkeit eröffnet, sie später anders darzustellen, als sie richtigerweise darzustellen gewesen wären, oder sie ganz außer Betracht zu lassen und im privaten, sich in der Buchführung nicht niederschlagenden Bereich abzuwickeln. Bei zeitlichen Abständen zwischen der Entstehung eines Geschäftsvorfalls und seiner Erfassung sind daher geeignete Maßnahmen zur Sicherung der Vollständigkeit zu treffen.“[24]

Sofern Sie aus betrieblichen Gründen bestimmte Geschäftsvorfälle nicht zeitnah erfassen können, sollten Sie im Falle einer Betriebsprüfung begründen und belegen können, warum dies der Fall gewesen ist und dass alle Vorfälle in korrekter Weise dargestellt wurden. Wenn das über eine entsprechende Bemerkung in euro-BIS / euro-Sales nicht möglich sein sollte, dokumentieren Sie bitte außerhalb des Systems.

„Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden.“[25] Aus diesem Grund empfehlen wir, täglich einen Periodenabschluss an allen eingesetzten Kassen durchzuführen.

Unternehmer sollten alle Geschäftsvorfälle und daraus entstandene Einnahmen und Ausgaben unbedingt der Abrechnungsperiode zuordnen, zu der sie jeweils entstanden sind. Unbedingt beachten müssen Sie, dass alle Geschäftsvorfälle dem korrekten Wirtschaftsjahr zugeordnet werden müssen.[26]

„Erfüllen die Erfassungen Belegfunktion bzw. dienen sie der Belegsicherung (auch für Vorsysteme, wie Kasseneinzelaufzeichnungen und Warenwirtschaftssystem), dann ist eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig.“[27]

Aus diesem Grund können Rechnungen und Kassenbons nicht nachträglich bearbeitet werden; bei Bedarf ist eine Rechnungskorrektur / vor dem Periodenabschluss eine Stornierung möglich. Sowohl der Originalbeleg, als auch die Korrektur / der Storno werden im System vorgehalten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Korrektur von fehlerhaften Buchungen .

Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB):

„Der Grundsatz der Klarheit verlangt u. a. eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen.“[28] Ferner müssen „[…] die Bücher und Aufzeichnungen nach bestimmten Ordnungsprinzipien geführt werden […]“ und es ist „eine Sammlung und Aufbewahrung der Belege“ zu führen „[…], durch die im Rahmen des Möglichen gewährleistet wird, dass die Geschäftsvorfälle leicht und identifizierbar feststellbar und für einen die Lage des Vermögens darstellenden Abschluss unverlierbar sind […]“.[29]

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Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB):

„Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB).“[30]

Sämtliche Veränderungen und/oder Löschungen an Belegen und/oder Aufzeichnungen sollten unbedingt so dokumentiert werden, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt, als auch die vorgenommenen Änderungen und der Zeitpunkt der Änderungen (für Dritte) jederzeit nachvollziehbar ist.[31]

Sie erstellen für den Kunden X im Jahr 2017 eine Rechnung. Dieser Kunde ändert anschließend seine Firmierung, die Sie in dessen Stammdatensatz entsprechend überschreiben.

Dies führt dazu, dass alle zukünftig erstellten Rechnungen diese neue Firmierung enthalten. Alle zuvor erstellten Rechnungen laufen weiterhin unter der „alten“ Firmierung des Kunden. Auch wenn Sie eine Kopie einer alten Rechnung ausdrucken, enthält diese noch die ursprünglichen Adressdaten Ihres Kunden.

Im Nachhinein ist somit sowohl der ursprüngliche Inhalt, als auch die vorgenommene Datenänderung nachvollziehbar. Der genaue Zeitpunkt der Änderung ist allerdings nicht über die Oberfläche von euro-Sales / euro-BIS erkennbar. Hier ließe sich lediglich über eine Prüfung der Daten der letzten Rechnung mit alter Firmierung und der ersten Rechnung mit der neuen eine Eingrenzung vornehmen.

Da die GoBD u. E. leider keine konkreten Anweisungen enthalten, welche Stammdatenänderungen dokumentiert werden müssen und wie dies zu geschehen hat, halten wir es für ratsam, sämtliche Änderungen Ihrer Stammdaten auf eine für Ihr Unternehmen geeignete Weise zu dokumentieren. Wenn neue Datensätze angelegt werden, ist an der Benutzeroberfläche des Systems erkennbar, wann die Anlage erfolgte, so dass lediglich Änderungen an vorhandenen Datensätzen dokumentiert werden müssen.

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„Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Zweck der Belege ist es, den sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits zu erbringen (Belegfunktion). Auf die Bezeichnung als „Beleg“ kommt es nicht an.

Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen. Sie gilt auch bei Einsatz eines DV-Systems.“[32]

„Zur Erfüllung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Papierbeleg erforderlich. Bei einem elektronischen Beleg kann dies auch durch die Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen. Ein Steuerpflichtiger hat andernfalls durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind.“[33]

Für eine GoBD-konforme Buchführung ist es unerlässlich, dass jeder Geschäftsvorfall in seiner Entstehung und im Verlauf lückenlos nachvollziehbar geprüft werden kann. Dabei unterscheiden die GoBD zwischen der progressiven und der retrograden Prüfung. Progressiv bedeutet: Die Prüfung beginnt beim Beleg (z. B. Rechnung) und setzt sich fort über Journale/Grundbuchaufzeichnungen, Konten, Bilanz und GuV bis zur Steueranmeldung bzw. –erklärung. Retrograde Prüfungen verlaufen in entgegengesetzter Reihenfolge, sie beginnen bei der Steuererklärung bzw. –anmeldung und enden beim Einzelbeleg.

„Ein Buchungsbeleg in Papierform oder in elektronischer Form (z. B. Rechnung) kann einen oder mehrere Geschäftsvorfälle enthalten.“[34]

Ferner weisen die GoBD an dieser Stelle darauf hin, dass Unternehmer eine geeignete Verfahrensdokumentation implementieren müssen, die Auskunft darüber gibt, wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Unter der Überschrift Verfahrensdokumentation finden Sie weitere Informationen zu diesem Thema.

Sie erfassen Eingangsrechnungen Ihrer Lieferanten in euro-BIS / euro-Sales im Workflow Einkaufen – Wareneingangsrechnung. Als Nachweis ist der Originalbeleg des Lieferanten – oder eine entsprechende Kopie[35] aufzubewahren, um die Richtigkeit der Daten im System bei Bedarf nachweisen zu können. Um eine spätere Zuordnung zu erleichtern, sollte unbedingt die korrekte Rechnungsnummer in euro-BIS / euro-Sales im Feld „Belegnummer“ eingetragen werden. Falls Ihr Lieferant die berechneten Waren zu verschiedenen Zeitpunkten geliefert haben sollte, können Sie mehrere Wareneingänge zu einer Wareneingangsrechnug zusammenfassen; die jeweilige Wareneingangsnummer wird vom System verknüpft. Wenn Sie die Daten der Wareneingangsrechnungen über den FiBu-Export an Ihre Buchhaltung / Ihren Steuerberater übermitteln, kann die Kontierung über die in den Systemeinstellungen hinterlegten FiBu-Konten (euro-Sales: Einrichten – Referenzdaten - Warengruppen; euro-BIS: System – Administration – DatevExport – Kontoeinstellungen) erfolgen.

Sie können nach den GoBD mehrere Warenlieferungen an Ihre Kunden (z. B. mehrere Lieferscheinaufträge / Einzelaufträge, über mehrere Teillieferungen geliefert werden) zu einer Sammelrechnung zusammenfassen. Wenn Sie mit euro-BIS / euro-Sales Sammelrechnungen erstellen, ist die jeweilige Lieferscheinnummer im System und auf dem Standard-Rechnungsformular erkennbar, so dass zu allen Sammelrechnungen zugehörige Aufträge und Lieferscheine schnell aufgefunden werden können.

Grundsätzlich sollten Unternehmer alle Belege so unmittelbar wie möglich nach Entstehung/Eingang gegen Verlust sichern. Bezüglich der geeigneten Methoden unterscheiden die GoBD zwischen der Sicherung von Papierbelegen und elektronischen Belegen:[36]

Belege in Papierform sollten „z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen, durch laufende Ablage in besonderen Mappen und Ordnern, durch zeitgerechte Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließendes Scannen“[37] gesichert werden.

Elektronische Belege können, wie in euro-BIS / euro-Sales, automatisch laufend nummeriert werden. Eine eindeutige Belegnummer ist hier unerlässlich.[38] Kassenbons werden automatisch lückenlos fortlaufend nummeriert. Wenn Sie mehr als eine Kasse einsetzen, ist eine eindeutige Zuordnung zur jeweiligen Kasse stets über die Stationsnummer möglich. Diese finden Sie sowohl auf dem Kassenbon, als auch in der Übersicht / Suche im Kassenjournal. Das Kassenjournal zeigt darüber hinaus je Kassenbon eine Journalnummer, die Filialnummer sowie die Periodennummer (siehe auch Kapitel Steuerliche Anforderungen an (Registrier-)Kassen und Ihre PC-Kasse).

Ihr System verhindert die doppelte Vergabe einer Nummer je Belegtyp (Rechnung, Lieferschein, Gutschrift/Rechnungskorrektur). Bitte stellen Sie über die Einrichtung der gewünschten Belegnummern bei Bedarf getrennte Nummernkreise für die einzelnen Belegtypen (insbesondere Rechnung und Gutschrift/Rechnungskorrektur) sicher. Wenn Sie mehrere Filialen in euro-BIS / euro-Sales führen, ist es für eine eindeutige Zuordnung unerlässlich, unterschiedliche Nummernkreise je Filiale festzulegen. Ferner sollten Sie, nachdem die Belegnummern im System (vor dem GoLive) konfiguriert wurden, keine leichtfertigen Änderungen vornehmen, um die lückenlose und fortlaufende Belegnummernvergabe nicht zu beeinträchtigen. Falls Sie Änderungen an den Belegnummern vornehmen, empfehlen wir, dies nur in Rücksprache mit Ihrer Buchhaltung bzw. Ihrem Steuerberater zu tun und die Änderungen unbedingt zu dokumentieren und entsprechend zu begründen.

„Die Erfassung der Geschäftsvorfälle in elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen […] und die Verbuchung im Journal […] kann organisatorisch und zeitlich auseinander fallen (z. B. Grund(buch)aufzeichnung in Form von Kassenauftragszeilen). Erfüllen die Erfassungen Belegfunktion bzw. dienen sie der Belegsicherung, dann ist eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig (vgl. Rzn. 58 und 59). In diesen Fällen gelten die Ordnungsvorschriften bereits mit der ersten Erfassung der Geschäftsvorfälle und der Daten und müssen über alle nachfolgenden Prozesse erhalten bleiben (z. B. Übergabe von Daten aus Vor- in Hauptsysteme).“[39]

Ihre Kassenbelege und Rechnungen in euro-BIS / euro-Sales sind nach der Belegerzeugung unveränderbar und können lediglich über einen Storno (Kasse) bzw. eine Rechnungskorrektur („Gutschrift“ mit Rechnungsbezug) wieder aufgehoben werden. Diese Belege sind ebenfalls unveränderbar. Weitere Informationen finden Sie unter Ihre PC-Kasse.

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„Die fortlaufende Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle erfolgt zunächst in Papierform oder in elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen (Grundaufzeichnungsfunktion), um die Belegsicherung und die Garantie der
Unverlierbarkeit des Geschäftsvorfalls zu gewährleisten. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen der zeitlichen
Reihenfolge nach und materiell mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden.“[40]

In euro-BIS / euro-Sales haben Sie stets die Möglichkeit, bereits einen sich anbahnenden Geschäftsvorfall
(z. B. eine Anfrage eines Kunden) im System zu erfassen. Sie können Aufträge oder Angebote anlegen. Diese verbleiben bis zur weiteren Bearbeitung im System, ein Beleg kann dann erstellt werden, wenn der Kunde Ihnen den Auftrag verbindlich erteilt / Ware im Ladengeschäft abholt, etc. Wenn Sie ein Angebot erstellt haben und Ihr Kunde es annimmt, lässt sich dieses in einen Auftrag umwandeln. Die Erfassung von Geschäftsvorfällen in Ihrem euro-BIS / euro-Sales sollte immer unmittelbar erfolgen, um den Anforderungen der GoBD gerecht werden zu können.

„Die Grund(buch)aufzeichnungen sind nicht an ein bestimmtes System gebunden. Jedes System, durch das die Geschäftsvorfälle fortlaufend, vollständig und richtig festgehalten werden, so dass die Grundaufzeichnungsfunktion erfüllt wird, ist ordnungsmäßig (vgl. BFH-Urteil vom 26. März 1968, BStBl II S. 527 für Buchführungspflichtige).“[41]

In euro-BIS / euro-Sales können abgeschlossene Kassiervorgänge („Bon Ende“) und Aufträge, für die bereits ein Rechnungsbeleg erzeugt wurde, nicht mehr verändert werden. Durch die automatisierte Vergabe der fortlaufenden Belegnummern in Kombination mit dem Zeitpunkt der Belegerzeugung erleichtert das System es Ihnen, die fortlaufende Erfassung Ihrer Geschäftsvorfälle nachzuweisen. Mit Hilfe der umfangreichen Möglichkeiten in der Auftrags- und Kundenverwaltung können Sie im System auch komplexe Vorgänge vollständig und richtig abbilden – z. B. einen Kundenauftrag durch mehrere Teillieferungen abschließen, Anzahlungen auf Aufträge und/oder einen Rechnungsausgleich an der Kasse annehmen (siehe auch: Steuerliche Anforderungen an (Registrier-)Kassen, Ihre PC-Kasse).

Die Übergabe der Geschäftsdaten (Kassen- und Rechnungsverkäufe inklusive Stornierungen, Warenrücknahmen, Gutschriften und Rechnungskorrekturen sowie bei Bedarf Waren- und andere Eingangsrechnungen) aus euro-BIS / euro-Sales an die Finanzbuchhaltung kann gesammelt – z. B. nach Ablauf jeden Monats – erfolgen. Die GoBD gewähren ausdrücklich Zeit bis zum Ablauf des folgenden Monats:

„Sowohl beim Einsatz von Haupt- als auch von Vor- oder Nebensystemen ist eine Verbuchung im Journal des Hauptsystems (z. B. Finanzbuchhaltung) bis zum Ablauf des folgenden Monats nicht zu beanstanden, wenn die einzelnen Geschäftsvorfälle bereits in einem Vor- oder Nebensystem die Grundaufzeichnungsfunktion erfüllen und die Einzeldaten aufbewahrt werden.“[42]

Für jeden Ihrer Kassenverkäufe (sowie für Gutschriften/ Warenrücknahmen und Storni) erstellt euro-BIS / euro-Sales einen Datensatz je Position: Verkaufen Sie an einen Kunden 2 Exemplare von Artikel A und 3 Exemplare von Artikel B, so wird dieser Geschäftsvorfall in 2 Positionen ausgewiesen, die über eine eindeutige Belegnummer verknüpft sind. Erfolgt der Verkauf unter Eingabe der Kundendaten, so sind diese in beiden Datensätzen erkennbar. Das System erfüllt die Grundaufzeichnungsfunktion, da es die Einzeldaten für Sie vorhält. Diese Einzeldaten können in Form einer CSV-Datei im DATEV-Format an die Buchhaltung übermittelt werden. Sie können ferner alle Einzeldaten über den IDEA-Export bereitstellen, wenn dies z. B. im Falle einer Kassenprüfung erforderlich sein sollte.

„Durch Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst oder übermittelt werden und danach nicht unbefugt (d. h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden können. Die Durchführung der Kontrollen ist zu protokollieren. Die konkrete Ausgestaltung der Protokollierung ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.“[43]

Nach den GoBD ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle auch tatsächlich – und vollständig - in das System eingegeben werden. Zu diesem Zweck sollen Unternehmer Kontrollen durchführen und diese protokollieren. Der letzte Satz des vorangestellten Zitats aus den GoBD verdeutlicht, dass es hier keine eindeutige Handlungsanweisung gibt und jeder Unternehmer ein System zur Kontrolle und Protokollierung entwickeln sollte, das für seinen Betrieb passend ist.

Um Kassiervorgänge im Ladengeschäft zu prüfen, könnte die Kontrolle z. B. in folgende Teilschritte zerlegt werden:

- Kontrolle der Eingabe eines Kassiervorgangs durch Beobachtung (sofern die Anzahl der gekauften Artikel überschau- und erkennbar ist) – wurde der Vorfall erfasst?

- Kontrolle des Kassenbelegs: Wurden alle Produkte mit richtiger Bezeichnung/Artikelnummer, in richtiger Menge und mit dem richtigen Preis erfasst?

- Kontrolle der Verbuchung: Wurde der Vorgang (Bon) korrekt verbucht?

- Kontrolle der Verarbeitung im Kassenabschluss: Wurden alle Vorgänge (Bons) korrekt in den Periodenbericht übernommen?

- Kontrolle der Übermittlung: Wurden alle Vorgänge korrekt an die Finanzbuchhaltung übermittelt?

Mit Hilfe der umfangreichen Filtermöglichkeiten im Kassencenter/-journal von euro-BIS / euro-Sales können Sie die Verbuchung von Bons und die Vollständigkeit der Kassenberichte schnell und einfach überprüfen.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in den Kapiteln Steuerliche Anforderungen an (Registrier-)Kassen, Ihre PC-Kasse sowie Suche / Filter.

Die GoBD fordern von Unternehmern, dass diese ein sog. internes Kontrollsystem schaffen:

„Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO (siehe unter 3.) hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Hierzu gehören beispielsweise

• Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, auf Basis entsprechender Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzepte (z. B. spezifische Zugangs- und Zugriffsberechtigungen),

• Funktionstrennungen,

• Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen),

• Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe,

• Verarbeitungskontrollen,

• Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

Die konkrete Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.“[44]

Um den GoBD im Hinblick auf ein IKS gerecht zu werden, sollten Sie dieses individuell und maßgeschneidert für Ihr Unternehmen entwickeln. Als standardisierte Softwarelösung wird euro-BIS / euro-Sales in zahlreichen Unternehmen eingesetzt, die sich in ihrer Struktur sowie ihren Arbeitsabläufen und in der Prozessgestaltung stark unterscheiden. Nichtsdestotrotz verfügt das System über zahlreiche Funktionen, die Ihnen bei der Konzeption Ihres IKS sehr nützlich sein können. So bietet die Benutzerverwaltung des Systems Ihnen die Möglichkeit, sensible Bereiche vor unbefugtem und unbedarftem Zugriff zu schützen.

Laut den GoBD ist die Beschreibung des IKS in die anzufertigende Verfahrensdokumentation aufzunehmen.[45]

In der Benutzerverwaltung[46] von euro-BIS / euro-Sales können Sie bei Bedarf für jeden Mitarbeiter einen eigenen, passwortgeschützten Login bereitstellen. Wenn Sie über mehrere Filialen verfügen und diese im System als solche führen, können Sie für jeden Benutzer festlegen, auf welche Filialen er zugreifen darf. Das eigene Passwort kann der Benutzer jederzeit ändern; als Administrator bzw. Benutzer mit entsprechendem Recht können Sie Benutzerdaten und Passwörter ebenfalls anpassen.

Die Benutzerberechtigungen dienen dazu, den Anwendern den Zugriff auf einzelne Systembereiche, Informationen und das Recht auf die Änderung von Datensätzen zu gestatten oder zu verwehren. Im System können beliebig viele Benutzergruppen definiert werden: Jede dieser Benutzergruppen kann eigene Berechtigungen erhalten. So können Sie einerseits den Zugriff auf Informationen wie beispielsweise Einkaufspreise, Umsatz- und andere Auswertungen auf bestimmte Mitarbeiter begrenzen. Andererseits haben Sie die Möglichkeit, die sensiblen Systembereiche zu schützen: Die Workflows Administration und Referenzdaten[47] verwalten u. A. die Mehrwertsteuersätze, Ihre Firmendaten, Parameter wie Zahlungsbedingungen für Ihre Kunden und die jeweiligen Fälligkeiten etc.

Die Berechtigungen der Benutzergruppen in Ihrem System können jederzeit nach Bedarf angepasst werden. Fernen können Sie selbstverständlich die Zugehörigkeit Ihrer Mitarbeiter zu den einzelnen Gruppen bei Bedarf jederzeit ändern. Weitere Informationen finden Sie im Anhang unter Benutzerverwaltung- und Benutzerrechte.Benutzerverwaltung- und Benutzerrechte

Durch das Aufteilen bestimmter Aufgaben auf unterschiedliche Personen(gruppen) im Unternehmen gestalten Sie Ihr IKS idR wirkungsvoller. So ist es in vielen Fällen ratsam, insbesondere operative und kontrollierende Funktionen zu trennen.

Um Ihnen und Ihren Mitarbeitern Routineprozesse zu erleichtern, haben wir in euro-BIS / euro-Sales zahlreiche Pflichtfelder und Plausibilätskontrollen integriert. So erhalten Sie z. B. einen Warnhinweis, wenn ein Wareneingang eines ausländischen Lieferanten inklusive Umsatzsteuer erfasst wurde oder der Einkaufs- dem im System hinterlegten Verkaufspreis entspricht. Dieses Systemverhalten können Sie sich für die Definition Ihres IKS zunutze machen. Selbstverständlich sind dabei betriebliche Prozesse und Besonderheiten sowie das Verhalten der
Anwender zu berücksichtigen und ggf. über klare Handlungsanweisungen zu steuern.

Mitarbeiter M erfasst einen neuen Artikel im System. Er wählt eine Warengruppe, mit der in den Systemeinstellungen der ermäßigte Steuersatz verknüpft ist. Der neue Artikel ist jedoch mit dem vollen Satz zu besteuern, deshalb tauscht M im neuen Artikel den von der Warengruppe vorgegebenen ermäßigten Steuersatz gegen den vollen Satz. Speichert der M nun seine Eingaben, meldet das System, dass der „Steuersatz des Artikels nicht dem der gewählten Warengruppe“ entspricht. M könnte nun eine andere Warengruppe wählen oder den Artikel dennoch speichern.

Sofern in Ihrem Unternehmen ein systemischer FiBu-Export erfolgt, sollte M in jedem Fall eine andere Warengruppe wählen, damit für den Verkauf dieses Artikels der korrekte Steuersatz übermittelt wird, denn dieser und auch das verknüpfte FiBu-Konto werden über die Warengruppe ermittelt. Wenn in Ihrer Buchhaltung hingegen Duplikate der Kundenrechnungen in Papierform verarbeitet werden, ist es weniger relevant, ob M eine andere Warengruppe wählt, denn der Artikel wird auf der Rechnung und in der Auftragsverwaltung mit dem Steuersatz aus den Artikelstammdaten (Basisdaten) abgebildet.

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„Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen.

Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.“[48]

Wenn Sie eine unserer gehorteten Lösungen einsetzen (euro-Sales gehört in jedem Fall dazu, sofern Ihre euro-BIS Datenbank auf einem unserer Server liegt, zählt Ihr System ebenfalls dazu), erfolgt eine tägliche Sicherung Ihrer Daten im Rahmen des Hostings im Rechenzentrum. Ein Zugriff auf diese Daten ist wie folgt gesichert:

Für den Zugriff (Lese- und Schreibrechte) wird ein sog. „Client“ (Programm-Installation von euro-BIS / euro-Sales), ein individuelles SSL-Sicherheitszertifikat und ein Benutzerlogin benötigt. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Datensicherung und Datenbankmodell.

Damit Unbefugte keinen Zugriff auf Ihre Daten erhalten können, ist eine sinnvolle Sicherheitsmaßnahme, dass an Ihren euro-BIS- / euro-Sales-Arbeitsplätzen das Programm stets geschlossen bzw. der jeweilige Benutzer abgemeldet wird, wenn die Rechner unbeaufsichtigt bleiben. Über Benutzerlogins mit entsprechenden Berechtigungen können Sie weitere Schutzmaßnahmen treffen.

„Die Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1). Die konkrete Ausgestaltung der Beschreibung ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.“[49]

Um den GoBD in diesem Punkt gerecht zu werden, sollten Unternehmer alle Schutzmaßnahmen, die Sie zur Datensicherung treffen, in der Verfahrensdokumentation niederschreiben.

„Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden.“[50]

Aus diesem Grund können Sie an der Benutzeroberfläche von euro-BIS / euro-Sales keine Änderungen an bereits erstellten Kassenbons und Rechnungen vornehmen. Selbstverständlich können Sie fehlerhafte Buchungen korrigieren, indem Sie einen Kassenbon stornieren und eine Rechnung über eine Rechnungskorrektur („Gutschrift“) aufheben - aber der ursprünglich erstellte Kundenbeleg kann nicht verändert werden.

„Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen (vgl. Rzn. 3 bis 5) kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.“[51]

Wenn Sie Ihre aufbewahrungspflichtigen Dokumente auf Datenträgern / durch Einscannen sichern, können unverändertere bzw. fälschungssichere Datenträger - oder eine Sicherung durch eine geeignete Softwarelösung - Ihnen dabei helfen, ein GoBD-konformes Archivierungssystem für Ihr Unternehmen zu schaffen.

„Spätere Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben. Bei programmgenerierten bzw.
programmgesteuerten Aufzeichnungen (automatisierte Belege bzw. Dauerbelege) sind Änderungen an den der Aufzeichnung zugrunde liegenden Generierungs- und Steuerungsdaten ebenfalls aufzuzeichnen. Dies
betrifft insbesondere die Protokollierung von Änderungen in Einstellungen oder die Parametrisierung der Software. Bei einer Änderung von Stammdaten (z. B. Abkürzungs- oder Schlüsselverzeichnisse, Organisationspläne) muss die eindeutige Bedeutung in den entsprechenden Bewegungsdaten (z. B. Umsatzsteuerschlüssel, Währungseinheit, Kontoeigenschaft) erhalten bleiben. Ggf. müssen Stammdatenänderungen ausgeschlossen oder Stammdaten mit Gültigkeitsangaben historisiert werden, um mehrdeutige Verknüpfungen zu verhindern. Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.“[52]

Die Umsatzsteuersätze in euro-BIS / euro-Sales sind mit einem eindeutigen Schlüssel (Referenznummer für den Steuersatz) versehen, der nachträglich nicht geändert werden kann. Sobald ein Steuersatz in einem Geschäftsvorfall oder in den Stammdaten eines Artikels verwendet wurde, ist es zudem unmöglich, diesen über die Benutzeroberfläche zu löschen. Die Bezeichnung des Steuersatzes (z. B. ermäßigter Satz) und der hinterlegte Prozentwert können hingegen von Anwendern mit entsprechender Benutzerberechtigung überschrieben werden. Um Missverständnissen vorzubeugen, würden wir im Falle einer Änderung der gesetzlichen Mehrwertsteuer empfehlen, einen neuen Datensatz mit einem neuen, eindeutigen Schlüssel zu verwenden. Die Unveränderbarkeit bereits erstellter Belege (Kassenbons, Rechnungen, etc.) bleibt Ihnen aber in jedem Fall erhalten, da selbst eine Änderung eines vorhandenen Steuersatzes keinen Einfluss auf diese hätte - die eindeutige
Bedeutung in den Bewegungsdaten bleibt erhalten, da der Prozentwert, der zum Zeitpunkt der Belegerzeugung im System hinterlegt war, auch weiterhin zugrunde liegt.

„Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.“[53]

Ihre Belege in euro-BIS / euro-Sales können über die umfangreichen Suchmöglichkeiten, Sortierungen und Filter im System schnell und bequem aufgerufen werden. Ferner können sämtliche Kassen- und Rechnungsdaten über den IDEA-Export und die externe Datenanalyse in Form von CSV-Dateien exportiert werden. So können Sie bei Bedarf einem sachverständigen Dritten schnell und einfach Dateien zur Prüfung zur Verfügung stellen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt IDEA-Export.

„Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in
Papierform aufbewahrt.“[54]

Nach den GoBD ist eine wichtige Anforderung an aufbewahrungspflichtige Unterlagen, dass diese maschinell auswertbar sein sollen. „Art und Umfang der maschinellen Auswertbarkeit sind nach den tatsächlichen Informations- und Dokumentationsmöglichkeiten zu beurteilen.“[55]

Die GoBD beschreiben dies im Folgenden näher:

„Eine maschinelle Auswertbarkeit ist nach diesem Beurteilungsmaßstab bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen (vgl. Rzn. 3 bis 5) u. a. gegeben, die

• mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen,

• eine Volltextsuche ermöglichen,

auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im weitesten Sinne ermöglichen (z. B. Bildschirmabfragen, die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen oder die Textsuche nach bestimmten Eingabekriterien).“[56]

Wenn Sie einen Datenexport im CSV-Format aus euro-BIS / euro-Sales durchführen (z. B. IDEA-Export oder externe Datenanalyse), so kann dieser in einem geeigneten Programm wie Microsoft Excel sowohl mathe-matisch-technisch, als auch über eine Textsuche ausgewertet werden. Bitte achten Sie darauf, dass eine einfache CSV-Datei nach dem Export veränderbar ist. Sofern der Datenexport nicht im Beisein des Prüfers durchgeführt wird, sind ggf Maßnahmen zu ergreifen, um belegen zu können, dass die exportierten Daten nicht vor der Übergabe an den Prüfer verändert wurden.

„Neben den Daten in Form von Datensätzen und den elektronischen Dokumenten sind auch alle zur maschinellen Auswertung der Daten im Rahmen des Datenzugriffs notwendigen Strukturinformationen (z. B. über die Dateiherkunft [eingesetztes System], die Dateistruktur, die Datenfelder, verwendete Zeichensatztabellen) in
maschinell auswertbarer Form sowie die internen und externen Verknüpfungen vollständig und in unverdichteter, maschinell auswertbarer Form aufzubewahren. Im Rahmen einer Datenträgerüberlassung ist der Erhalt technischer Verlinkungen auf dem Datenträger nicht erforderlich, sofern dies nicht möglich ist.“[57]

Generell gestatten die GoBD es Unternehmern, Daten bzw. Dateien in ein eigenes, sog. „Inhouse-Format“ umzuwandeln - sofern der Inhalt unverändert bleibt und die maschinelle Auswertbarkeit nicht beeinträchtigt wird. Beispielsweise wäre es unzulässig, wenn Sie Ihre elektronischen Kassendaten in ein PDF-Format umwandelten.[58]

Grundsätzlich gilt, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente in dem Format aufbewahrt werden sollten, in dem Sie empfangen wurden. Im Klartext bedeutet das, dass Sie Papierbelege nur elektronisch aufbewahren dürfen, wenn das Scanergebnis bei Lesbarmachung bildlich mit dem Original übereinstimmt. Elektronisch empfangene Dokumente müssen elektronisch archiviert werden; eine Änderung des Formats ist nur dann zulässig, wenn der Inhalt nicht verändert und die maschinelle Auswertbarkeit nicht beeinträchtigt wird.[59]

Daten, die der Aufbewahrungsfrist unterliegen und die Sie mit euro-BIS / euro-Sales erstellt (z. B. Buchungen / Datensätze, aus denen Ausgangsrechnungen generiert wurden) oder empfangen (z. B. EDI-Rechnungen) haben, müssen gemäß der GoBD im Originalformat aufbewahrt werden. Auch Belege (z. B. Rechnungen), die in einem DV-System erstellt wurden, sollten im Ursprungsformat verwahrt werden. Allerdings ist es zulässig, diese in Papierform zu archivieren, wenn sie auch in Papierform versandt wurden.

Wenn Sie sich für eine Umwandlung in ein eigenes Format entscheiden, gilt es jedoch folgende Vorschrift zu beachten: „Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.“[60]

Sofern Sie in einem DV-System Kryptografietechniken zur Verschlüsselung von Daten und/oder Dokumenten verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie diese verschlüsselten Unterlagen im Falle einer Prüfung unverschlüsselt zur Verfügung stellen können.[61] In Ihrem euro-BIS / euro-Sales sind Dokumente generell unverschlüsselt. Auf diese Dokumente kann nur über einen Client (Softwareinstallation) mit dem für Ihr Unternehmen erstellten Sicherheitszertifikat zugegriffen werden. Ferner ist zum Starten des Programms ein Benutzerlogin inklusive Passwort erforderlich.

Wenn Sie Papierdokumente (z. B. Eingangsrechnungen Ihrer Lieferanten usw.) elektronisch sichern und aufbewahren möchten, ist dies möglich, indem Sie sie einscannen. Allerdings muss dabei unbedingt beachtet werden, dass eine genaue Dokumentation der Vorgehensweise erforderlich ist. In den GoBD heißt es dazu:

„Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Steuerpflichtige sollte daher eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:

• wer scannen darf,

• zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),

• welches Schriftgut gescannt wird,

• ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,

• wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und

• wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat. Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.“[62]

Eine Archivierung der Dokumente in Farbe ist dann erforderlich, wenn der Farbe auf dem Originaldokument eine Beweisfunktion zukommt – die GoBD führen als Beispiel „Minusbeträge in roter Schrift“ sowie „Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in verschiedenen Farben“ an.[63]

Dahingegen ist es gemäß der GoBD nicht erforderlich, die einzelnen Scanvorgänge mit einem Zeitstempel oder einer elektronischen Signatur zu versehen, da Besteuerungszwecke auch ohne diese Maßnahmen erfüllt werden können. Vorteilhaft ist es, wenn sie sicherstellen können, dass die originalen Papierdokumente nach dem Scannen auf keinen Fall mehr bearbeitet/ergänzt werden (können). Falls dies dennoch geschieht, z. B. in Form einer Bemerkung, muss der Papierbeleg erneut gescannt und mit einem Bezug zum ersten Scan (z. B. durch einen gemeinsamen Index) archiviert werden.[64]

Sie dürfen Papierdokumente, die Sie durch Scannen gesichert haben, vernichten – allerdings nur dann, wenn „sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen.“[65]

Generell schreiben die GoBD vor, dass im Falle eines Systemwechsels (z. B. Implementierung eines neuen Kassen- oder Warenwirtschaftssystems), einer Systemänderung (die GoBD nennen hier als konkrete Beispiele „Update der Finanzbuchhaltung“ und „Änderung der OCR[66]-Software“) oder der Auslagerung von Daten, die einer Aufzeichnungs- bzw. Aufbewahrungsfrist unterliegen, müssen die Hard- und Software des (ursprüng-lichen) Systems über die Dauer der Aufbewahrungsfrist generell vorgehalten werden. Gemäß § 148 AO können Unternehmern in diesem Punkt jedoch Erleichterungen bewilligt werden. Generell entfällt diese Pflicht aber nur dann, wenn folgende Voraussetzungen auch ohne die Hard- und Software des ursprünglichen Systems erfüllt werden können:[67]

„1. Die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten (einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und der erforderlichen Verknüpfungen) müssen unter Beachtung der Ordnungsvorschriften (vgl. §§ 145 bis 147 AO) quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System, in eine neue Datenbank, in ein Archivsystem oder in ein anderes System überführt werden. Bei einer erforderlichen Datenumwandlung (Migration) darf ausschließlich das Format der Daten (z. B. Datums- und Währungsformat) umgesetzt, nicht aber eine inhaltliche Änderung der Daten vorgenommen werden. Die vorgenommenen Änderungen sind zu dokumentieren. Die Reorganisation von OCR-Datenbanken ist zulässig, soweit die zugrunde liegenden elektronischen Dokumente und Unterlagen durch diesen Vorgang unverändert bleiben und die durch das OCR-Verfahren gewonnenen Informationen mindestens in quantitativer und qualitativer Hinsicht erhalten bleiben.

2. Das neue System, das Archivsystem oder das andere System muss in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglichen, als wären die Daten noch im Produktivsystem.“[68]

„Eine Aufbewahrung in Form von Datenextrakten, Reports oder Druckdateien ist unzulässig, soweit nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen werden.“[69]

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Unter dieser Überschrift wird in den GoBD der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB) weiter konkretisiert. Ein Sachverständiger Dritter soll in der Lage sein, alle aufbewahrungspflichtigen Daten und Unterlagen des Steuerpflichtigen prüfen zu können. Dabei kann von einem Prüfer nicht erwartet werden, dass dieser „spezielle, produktabhängige System- oder Programmierkenntnisse“ mitbringe. Aus diesem Grund schreiben die GoBD Unternehmern vor, entsprechende Unterlagen bereitzustellen, die einem Prüfer Einblick in die Funktionsweise eingesetzter Systeme und über Art und Weise, wie diese Systeme im Unternehmen genutzt werden, verschafft. Ferner müssen „alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert“ werden. Mit Hilfe dieser Unterlagen soll einem sachverständigen Dritten das Nachvollziehen und Prüfen der Buchführung ermöglicht und erleichtert werden. Bei der Gestaltung ihrer Verfahrensdokumentation dürfen Unternehmer davon ausgehen, dass sachverständige Dritte über allgemeinen DV-Sachverstand verfügen.[70]

„Die Prüfbarkeit der formellen und sachlichen Richtigkeit bezieht sich sowohl auf einzelne Geschäftsvorfälle (Einzelprüfung) als auch auf die Prüfbarkeit des gesamten Verfahrens (Verfahrens- oder Systemprüfung anhand einer Verfahrensdokumentation […]).“[71]

Diese unternehmensinterne Verfahrensdokumentation, die der Steuerpflichtige nach den GoBD zu führen hat, muss u. A.:

- aktuell und aussagekräftig sein

- alle Änderungen an eingesetzten Systemen oder Verfahren inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentieren

- im Einzelfall die Bedeutung von Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbolen eindeutig festliegen und sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben.“[72]

Diese Verfahrensdokumentation muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist vorhanden sein.[73]

Die GoBD weisen darauf hin, dass die Ordnungsmäßigkeit der (elektronischen) Buchführung nicht nur anhand von Dokumenten und Daten zu beurteilen ist: Auch die im Unternehmen eingesetzten Verfahren und Bereiche von DV-Systemen spielen eine wichtige Rolle und sollten in eine Prüfung miteinbezogen werden. Aus diesem Grund „muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind“. Wie genau eine solche Dokumentation aussehen soll, bleibt offen, denn der Umfang hängt stark davon ab, welche Informationen im Einzelfall dazu benötigt werden, um das eingesetzte Verfahren zu verstehen. Dabei spielen sowohl die „Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur“, als auch die des eingesetzten DV-Systems eine wichtige Rolle. Ein Prüfer sollte anhand Ihrer Verfahrensdokumentation in der Lage sein, nachzuvollziehen, wie aufzeichnungspflichtige Daten und Belege in Ihrem System
erzeugt werden und wie die anschließende Aufbewahrung erfolgt. Ferner muss die Verfahrensdokumentation verständlich und „in angemessener Zeit nachprüfbar sein.“[74]

„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“[75]

Eine angemessene Verfahrensdokumentation sollte nach den GoBD „in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation“ bestehen. Dies mag zunächst für viele Unternehmer beinahe erschreckend klingen, wird jedoch gemildert, denn „soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“[76]

Unternehmer, die Ihre Unterlagen auf elektronischen Bild- oder Datenträgern sichern, müssen bei Bedarf Hilfsmittel zur Verfügung stellen, um diese Unterlagen lesbar zu machen bzw. im Falle einer Prüfung die Kosten für erforderliche Hilfsmittel tragen. Ferner muss der Steuerpflichtige unter Umständen „auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise“ ausdrucken „oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen“ zur Verfügung stellen. Wurden Unterlagen durch Scannen digitalisiert, müssen diese durch den Steuerpflichtigen „über sein DV-System per Bildschirm lesbar“ gemacht werden.[77]

Die Finanzbehörde hat nach § 147 Absatz 6 AO das Recht, alle mit Hilfe eines DV-Systems erstellten aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Allerdings nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen. Bei einer solchen steuerlichen Außenprüfung muss der Unternehmer Zugriff auf „die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und aller Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten“, gewähren. Ferner „müssen insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden können, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und für das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind.“[78]

Im Falle einer Prüfung ist es nicht ausreichend, nur die Tagesendsummen (Tagesabschluss / Z-Bon / Kassenbericht) zur Verfügung zu stellen. Die Einzeldaten der Kasse müssen nicht nur ordnungsgemäß archiviert, sondern ebenfalls zur Verfügung gestellt werden, da es sich um digitale Grund(buch)aufzeichnungen handelt.

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Auf welche Weise der Datenzugriff im Einzelfall erfolgen soll, liegt im Ermessen der Behörde. Es können auch mehrere Möglichkeiten in Anspruch genommen werden. Grundsätzlich hat die Finanzbehörde das Recht auf 3 Arten des Datenzugriffs:[79]

Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)

Der Zugriff erfolgt direkt im DV-Systems des Steuerpflichtigen in Form eines reinen Lese-Zugriffs. Dieser
beinhaltet neben dem Recht auf das Lesen auch das Recht auf eine Analyse der Daten unter Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Suche / Filter). Dabei darf ausschließlich die Hard- und Software des Unternehmers genutzt werden.[80]

Im Abschnitt Kassenjournal finden Sie weitere Informationen, wie Sie Einzeldaten im Falle einer Prüfung direkt in Ihrem euro-BIS / euro-Sales zur Verfügung stellen können.

Mittelbarer Datenzugriff (Z2)

Auf Verlangen der Finanzbehörde muss der Steuerpflichtige die Daten des DV-Systems nach ihren Vorgaben auswerten (oder auswerten lassen). Dabei kann allerdings nur eine Auswertung, die im DV-System zur Verfügung steht, verlangt werden. Die Prüfung erfolgt anschließend über einen Lesezugriff auf die ausgewerteten Daten.[81]

Datenträgerüberlassung (Z3)

Die Finanzbehörde kann ebenfalls verlangen, „dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen
Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank), und elektronische Dokumente und Unterlagen auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden.“ Die Behörde darf jedoch nicht selbst die Daten aus dem DV-System exportieren oder vorhandene Daten-sicherungen kopieren. Nach Abschluss der Prüfung muss der Datenträger an den Steuerpflichtigen zurückgegeben und die Daten müssen gelöscht werden.[82]

Die GoBD weisen darauf hin, dass die Finanzbehörde bei Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten hat.[83]

Der Steuerpflichtige muss die Finanzbehörde „bei Ausübung ihres Rechts auf Datenzugriff zu unterstützen“ und eventuell entstehende Kosten für diesen Datenzugriff tragen. Es bestehen im Allgemeinen folgende Pflichten:

Beim unmittelbaren Datenzugriff

- erforderliche Hilfsmittel zur Verfügung stellen

- Prüfer für den Lese-Zugriff im DV-System einweisen

- dem Prüfer Zugriff auf alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten gewähren,

inkl. Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Filtern, Sortieren, Konsolidieren)

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Beim mittelbaren Datenzugriff

- Zurverfügungstellung von Hard- und Software

- die Unterstützung durch mit dem DV-System vertraute Personen

Der Umfang der zumutbaren Mithilfe richtet sich nach den betrieblichen Gegebenheiten, z. B. Größe und Mitarbeiteranzahl.

Bei der Datenträgerüberlassung

- Aushändigung der gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen sowie alle zur Auswertung der
Daten notwendigen Informationen (z. B. über das eingesetzte System, die Struktur von Dateien, die Datenfelder, verwendete Zeichensatztabellen sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form

- Eine Entschlüsselung der übergebenen Daten muss spätestens bei der Datenübernahme auf die
Systeme der Finanzverwaltung erfolgen.

Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung stehen auf der Internet-Seite des Bundesfinanzministeriums (http://www.bundesfinanzministerium.de/) zum Download bereit.[84]

Die GoBD weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Finanzbehörde keinerlei allgemeingültige Aussagen zur Konformität von verwendeter oder geplanten Hard- und Software machen kann. Dies ist aufgrund der Vielfältigkeit von verfügbaren Systemen und aufgrund der Tatsache, dass viele weitere Kriterien die Konformität maßgeblich beeinflussen können (z. B. Releasewechsel, Updates, die Vergabe von Zugriffsrechten oder Parametrisierungen, die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten, etc.) nicht möglich. Folglich werden keinerlei Positivtestate für Hard- oder Software von der Finanzbehörde erstellt. „Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter (z. B. von Kassenanbietern) haben keinerlei Verbindlichkeit gegenüber der Finanzbehörde.[85]

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Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) warnte bereits im März 2016 davor, dass die Finanzbehörden ihren Fokus bei Betriebsprüfungen zunehmend auf die Kassenführung legen. Sofern diese mit
Beanstandungen abgeschlossen werden, drohen Hinzuschätzungen. Diese können bis zu 10 % des gesamten Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag betragen.[86]

Ein bestimmter Kassentyp ist gesetzlich bisher nicht vorgeschrieben, Unternehmer dürfen frei entscheiden, ob sie eine offene Ladenkasse führen, oder eine Registrier- bzw. PC-Kasse einsetzen: Wichtig ist vor allem, sämtliche Einnahmen und Ausgaben genau aufzuzeichnen. Seit dem 1. Januar 2017 dürfen allerdings nur noch Kassensysteme verwendet werden, die in der Lage sind, sämtliche Einzelumsätze lückenlos aufzuzeichnen und für mindestens 10 Jahre unverändert abzuspeichern. Die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten elektronischer Kassen hat das Bundesfinanzministerium unter dem Betreff „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften formuliert“.[87]

Im Rahmen der Einzelaufzeichnungspflicht müssen alle Verkaufsvorgänge dokumentiert werden, wenn ein Kassensystem im Einsatz ist. Dazu gehören insbesondere Datum, Zeit, Artikelbezeichnung, Anzahl und Einzelpreis sowie Gesamtpreis. Die Vorlage eines Tagesendsummenbons / Z-Bons – im Folgenden auch als Perioden-abschluss bezeichnet - ist nicht ausreichend.

Die Erfassung der Geschäftsvorfälle muss vollständig erfolgen. Aus diesem Grund sind Buchungsabbrüche nicht zulässig; Stornobuchungen müssen stets nachvollziehbar sein. Es muss jederzeit möglich sein, einen Kassensturz (Zählung des tatsächlich vorhandenen Kassenbestandes) durchzuführen.

Auch für die Kasse gilt, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf. Für Verkäufe wird idR automatisch ein Beleg erstellt (Kassenbon). Für Ausgaben (Entnahmen) und andere Kassenentnahmen oder –einlagen müssen Belege gesammelt werden. Sofern kein Beleg vorliegt, kann ein Eigenbeleg erstellt werden – die Zahl solcher Eigenbelege ist so gering wie möglich zu halten.

Unternehmer müssen mit Ihrer Kasse einen Tagesendsummenbon, den sog. Z-Bon, erstellen können. Dieser entspricht in Ihrem euro-BIS / euro-Sales dem Periodenabschluss. Der Z-Bon muss automatisch fortlaufend nummeriert werden und folgende Angaben enthalten, die auch im Kassensystem gespeichert werden müssen:

Hinter jeder Angabe finden Sie eine Nummer – diese finden Sie auf dem Muster-Periodenabschluss im Anhang wieder, um die einzelnen Punkte im Falle einer Kassenprüfung schnell zuordnen zu können:

- Name des Geschäfts / Unternehmens, für den er erstellt wurde (1)

- Automatisch vom System vergebene (Z-Bon-)Nummer (2)

- Datum und Uhrzeit der Erstellung (3)

- Brutto-Einnahmen getrennt nach Umsatz-Steuersätzen (4)

- Auflistung aller Stornierungen (5)

Die o. g. Angaben müssen in der Kasse für die Dauer der Aufbewahrungspflicht jederzeit zur Verfügung stehen. Ferner müssen über die Kasse folgende Informationen abrufbar sein:

- Gesamtsumme der Brutto-Einnahmen

- Auflistung der einzelnen Positionen sowie die jeweiligen Zahlarten (Bar, EC-, Kreditkartenzahlung, etc.)

- Übersicht über Stornierungen, Rücknahmen sowie Kassenentnahmen/-einlagen

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Die gespeicherten Daten müssen manipulationssicher sein – nachträgliche Veränderungen sind unbedingt auszuschließen. Sofern mit Trainingsbedienern gearbeitet wird, müssen alle Umsätze dieser auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden. Es gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit – sofern Änderungen von Buchungen vorgenommen werden, müssen diese genau protokolliert werden. Ferner muss der ursprüngliche Inhalt weiterhin erkennbar bleiben.

Folgendes sollten Unternehmer bei der Kassenführung unbedingt beachten:

- Sämtliche Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden (Kassenbericht/

Kassenbuch)
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- Jeder Verkaufsvorgang ist mit den wichtigsten Angaben einzeln aufzuzeichnen

- Die Kassenaufzeichnungen sind chronologisch zu erstellen und fortlaufend zu nummerieren

- Tageseinnahmen sind getrennt nach dem Umsatz-/Mehrwert-Steuersatz (ermäßigt/voll) aufzuzeichnen
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- Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll- jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann (Kassensturzfähigkeit)

- „Keine Buchung ohne Beleg“ - dieser Grundsatz gilt für sämtliche Tageseinnahmen und –ausgaben (Belegpflicht)
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- Tagesendsummenbons/Z-Bons müssen folgende Pflichtangaben enthalten: Name des Geschäfts, Datum, Z-Nummer, Storno-/Retourbuchungen, Entnahmen, Übersicht über die Zahlungsarten

- Sofern Ihr Kassensystem über einen Trainingsspeicher oder Trainingsbediener verfügt, müssen alle Umsätze, die mit diesen generiert wurden, auf dem Tagesendsummenbon erkennbar sein.

- Mit einem Kassensystem erstellte Rechnungen sind archivierungspflichtig, sofern es sich nicht um eine Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 33 UStDV (< EUR 250 brutto)[88] handelt

- Sofern Eintragungen korrigiert werden, muss der ursprüngliche Inhalt lesbar und nachvollziehbar bleiben

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Das Kassensystem (Workflow Kasse – in der oberen Menüleiste von euro-BIS / euro-Sales) besteht aus den beiden Menüpunkten „Kasse“ und dem „Kassencenter“:

Die Kasse selbst bezieht sich auf die jeweilige Arbeitsstation (PC). Neben dem Kassenbildschirm, der für die Ausführung der Vorgänge dient, finden Sie hier das Kassenjournal (Sammlung aller an dieser Station erzeugten Belege) und alle Periodenabschlüsse, die an dieser Kasse erstellt wurden. Sofern Systemgutscheine[89] verwendet werden, finden Sie hier darüber hinaus alle Informationen zu den an dieser Station erstellten Gutscheinen.

Die Kasse verfügt über keinerlei Trainingsspeicher/-bediener; alle Einzelbuchungen sind im Kassenjournal nachvollziehbar.

Im Kassencenter finden Sie sämtliche Belege und Periodenabschlüsse aller Arbeitsstationen, die zum Kassieren genutzt werden. Sofern Systemgutscheine[90] verwendet werden, finden Sie hier darüber hinaus alle Informationen zu allen erstellten Gutscheinen (sämtlicher Stationen). Das Kassencenter bietet folglich Überblick über alle Kassiervorgänge, unabhängig davon, ob die Arbeitsstation, an der das Kassencenter geöffnet wird, als Kasse dient. Wenn mehrere Kassen im Einsatz sind, können diese stets eindeutig über die jeweilige Stationsnummer identifiziert werden.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Kassenfunktionen, Hinweise zur Programmierung der Kasse uvm, um Sie im Falle einer Kassenprüfung dabei zu unterstützen, einem Prüfer unmittelbaren
Datenzugriff zu gewähren und ihm den Überblick über die Funktionsweise Ihres Kassensystems zu erleichtern. Falls ein Datenexport erforderlich sein sollte, beispielsweise wenn die Finanzbehörde eine Datenträgerüberlassung fordert, finden Sie weitere Informationen unter der Überschrift IDEA-Export.

Detaillierte Anleitungen zu unserer PC-Kasse finden Sie auf unserer Online-Plattform europedia -
für euro-BIS: https://europedia.atlassian.net/wiki/spaces/EBF/pages/16973940/Kasse; für euro-Sales Vino: https://europedia.atlassian.net/wiki/spaces/ESV/pages/10944516/Kasse; für euro-Sales Groove stellen wir Ihnen gern eine PDF-Anleitung zur Verfügung; bitte wenden Sie sich an unsere Kundenbetreuung.

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Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Kassenbefehle und Funktionen[91][AW2] .

Bricht den aktuellen Kassiervorgang ab – funktioniert ausschließlich vor der Belegerzeugung,
entspricht einem Sofortstorno.

Erfasst eine Anzahlung auf einen Kundenauftrag, dieser muss bereits im System angelegt sein. Die Anzahlung wird als Kundenguthaben im System vorgehalten.

Mit diesem Kassenbefehl sind die im System hinterlegten Kassenaktionen, also Entnahmen und Einlagen,
verknüpft. Es können beliebig viele Kassenaktionen angelegt werden, die jeweils mit einem FiBu-Konto (für den DATEV-Export) verknüpft und wahlweise mit einem Umsatz-Steuersatz versehen werden können. Sofern eine Kassenaktion als „Entnahme“ angelegt wurde, wird der Betrag vom System automatisch mit negativem Vorzeichen des Geldwertes gebucht.

Die im System verfügbaren Kassenaktionen können unter System – Referenzdaten – Kasse – Kassenaktionen (euro-BIS) bzw Einrichten – Referenzdaten – Kasse – Kassenaktionen (euro-Sales) eingesehen werden. Die Kassenaktionen sollten unbedingt so benannt werden, dass eindeutig festgelegt ist, für welchen Zweck sie dienen, da bei der Erfassung in der Kasse kein Zusatztext o. Ä. vorgesehen ist.

Bucht der Anwender eine Kassenaktion, so ist jeweils der Preis einzugeben und die Zahlart Bar zu wählen.

Kassenaktionen können nicht storniert werden. Korrekturen sind nur über Gegenbuchungen möglich (anstelle einer Entnahme eine Einlage vornehmen und andersherum); die jeweiligen Kassenaktionen sollten dabei identisch sein und sich nur über den Typ (Entnahme/Einlage) unterscheiden.

Ist dieser Button aktiviert, wird an den Kassenbon das Formular für Bewirtungsbelege angehängt. Dieses kann angepasst werden (siehe Änderungen am Kassenbonformular).

Beendet den Kassiervorgang, erzeugt und druckt den Beleg.

Beendet den Kassiervorgang, erzeugt den Beleg, ohne ihn zu drucken.

Druckt eine Kopie des letzten erzeugten Bons.

Sofortstorno – verwirft alle Positionen eines laufenden Kassiervorgangs. Ein Sofortstorno ist ausschließlich vor der Belegerzeugung möglich.

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Ermöglichen den Verkauf eines Artikels, für den kein systemischer Lagerbestand verfügbar ist. Diese Funktion dient für den Fall, dass Sie eine Warenlieferung bereits erhalten, den Wareneingang dazu noch nicht erfassen konnten und bereits Artikel dieser Lieferung verkaufen. Diese Buchungen werden erst dann im Periodenabschluss berücksichtigt, wenn sie manuell (nach der erforderlichen Bestandsbuchung) verbucht wurden. Aus diesem Grunde sollten alle Bons mit dem Status „Warte auf Ware“ so schnell wie möglich verbucht werden, wir empfehlen eine Verbuchung vor dem jeweiligen Periodenabschluss. Die Verbuchung erfolgt über den Kassenbefehl „Bons mit dem Status Warte auf Ware verbuchen“, sofern der dafür erforderliche Bestand verfügbar ist. Wird der Bon nicht verbucht, so ist der Umsatz im Tagesabschluss zunächst nicht enthalten, aus diesem Grund ist die Vorgehensweise nicht empfehlenswert! Werden Bons nach Abschluss der zugehörigen Periode verbucht, so muss die betreffende Periode neu gerechnet werden, da der Umsatz der betreffenden Bons zu dieser Periode gezählt werden muss.

Wenn Sie mit dieser Funktion arbeiten und Bons einmal nicht vor dem Periodenabschluss verbuchen können, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die Umsätze korrekt zuordnen: Die Summen dieser Bons sind im Tagesabschluss nicht enthalten, die Zahlung des Kunden ist aber idR bereits erfolgt, so dass sich folglich ein „theoretischer“ Kassenüberschuss ergibt. Wird der Bon später verbucht, fließt der Umsatz in die betreffende Kassenperiode, in der er auch tatsächlich entstanden ist. Diese Periode muss nun neu berechnet werden, der Kassenüberschuss wird so ausgeglichen, wenn korrekt gezählt und erfasst worden ist.[92]

Es besteht die Möglichkeit, über diesen Kassenbefehl nach dem Druck des Kassenbons eine Bonkopie zu erzeugen, die auf die Kasseneinstellungen (Fachbuch / Presse) referenziert. Diese Funktion sollte ausschließlich dazu genutzt werden, um Titel, deren Zuordnung als Fachbuch nicht unmittelbar erkennbar ist, als solche auszuweisen. Es ist über den Originalbon, den IDEA-Export, die Warenbewegungen und Auswertungen im System jederzeit nachvollziehbar, welcher Artikel verkauft worden ist.

Über den Kassenbefehl „Gutschrift“ können Positionen an der Kasse zurückgenommen werden. Siehe auch Warenrücknahme an der Kasse.

Ersetzt den ermäßigten Steuersatz durch den vollen Satz – dient für den Fall, dass Lebensmittel, die für den Außer-Haus-Verkauf bestimmt sind, vor Ort verzehrt werden sollen. Die Kassenfunktion „Außer Haus“ steht nicht (mehr) zur Verfügung. Der Steuersatz kann ausschließlich angehoben werden.

Enthält grundsätzlich sämtliche Bons; auch stornierte Belege werden vorgehalten. Mit Hilfe der Such- und Filterfunktionen können beispielsweise explizit alle Warenrücknahmen / Stornierungen, Bons zu Kassenentnahmen/-einlagen, etc. aufgerufen werden.[93]

Die Erfassung dieses Journals muss eine vollständige, zeitgerechte und formal richtige Verarbeitung und Wiedergabe der eingegebenen Geschäftsvorfälle sicherstellen. Der Zweck des Journals ist es, die tatsächliche und zeitgerechte Verarbeitung der Geschäftsvorfälle zu belegen. [94]

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Kassenjournal .

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Dieser Befehl steht ausschließlich für die Kasse V1 (euro-BIS) und im laufenden Kassiervorgang zur Verfügung: Sofern ein Beleg erzeugt wurde, kann dieser nicht mehr verändert werden. Die Korrektur bezieht sich auf einen bereits an der Kasse erfassten, aber noch nicht kassierten Artikel. Für den markierten Artikel kann die Menge, der Preis etc. korrigiert werden. In der Kasse V2 können diese Korrekturen im laufenden Bon durch direktes Überschreiben der Menge etc. vorgenommen werden.

Über diesen Kassenbefehl kann der Kassiervorgang mit einem im System gespeicherten Kunden verknüpft werden.

Ermöglicht die Eingabe von Kundennamen und Adresse für den einzelnen Kassiervorgang, ohne Speichern der Adressdaten im System / der Datenbank.

Durch die Kassenbefehle „Nachlass“ (bezieht sich auf den markierten Artikel) und „Nachlass Alle“ (bezieht sich auf alle bereits in diesem Kassiervorgang erfassten Artikel) kann ein vordefinierter[95], prozentualer Nachlass gewährt werden. Dies funktioniert nicht für Artikel, für die in den Basisdaten eine Rabattierung (Feld: Nachlass ist möglich) ausgeschlossen wurde.

Neukundenanlage aus der Kasse, der Kunde wird im System / in der Datenbank gespeichert.

Speichert einen laufenden Bon bis zum Tagesabschluss, damit weitere Kunden bedient werden können, wenn ein Abschluss nicht möglich ist. Der Aufruf erfolgt über erneutes Drücken dieses Kassenbuttons. Sofern der geparkte Bon nicht vor dem Tagesabschluss abgeschlossen werden kann, sollte er aufgerufen und über die Funktion „Bon abbrechen“ verworfen werden.

Ermöglicht eine manuelle Preiseingabe – z. B. für Gutscheine.

Mit diesem Kassenbefehl kann auf einem Button eine beliebige Artikelnummer hinterlegt werden. Der betreffende Artikel wird per Klick auf diesen Button verkauft.

Durch Eingabe der betreffenden Rechnungsnummer wird der zu zahlende Betrag (die im System hinterlegte Forderung zu dieser Belegnummer) angezeigt und kann über die Kasse beglichen werden. Jeder Rechnungsausgleich wird unter Angabe von Rechnungsnummer und Betrag auf dem Periodenabschluss vermerkt.

Ermöglicht ein Stornieren der Kassenbons der aktiven Kassenperiode – siehe auch Bonstorno.

Kann zum Ergänzen oder Überschreiben des Titels / der Bezeichnung eines Artikels genutzt werden. Über die Artikelnummer ist selbstverständlich stets nachvollziehbar, welcher Artikel verkauft worden ist, auch bei vollständiger Änderung der Bezeichnung.

Ermöglicht die Auswahl eines in den Referenzdaten hinterlegten Verkäufers. Dieser kann bei Bedarf auf dem Kassenbon angedruckt werden. Ferner wird eine Auswertung der Umsätze nach Verkäufern ermöglicht.

Ermöglicht einen Verkauf auf Warengruppenebene; es werden alle Warengruppen angeboten, bei denen ein Artikel für den Warengruppenverkauf hinterlegt wurde.

Sofern ein Kassenbon mit falscher Zahlart erfasst wurde, z. B. Abschluss über „Bar“ anstatt „EC-Karte“, kann der Soll-Kassenbestand über einen Zahlartentausch korrigiert werden. Dies muss innerhalb der laufenden Kassenperiode geschehen, also bevor der Periodenbericht (Tagesabschluss / Z-Bon / Tagesendsummenbon) erstellt wurde. Siehe auch Zahlartentausch im Kapitel Zahlarten.

Ein Kassenverkauf läuft Allgemeinen folgendermaßen ab:

- Erfassung der Artikel (Scannen der ISBN/EAN, Eingabe der Artikelnummer oder Volltextsuche) in
gewünschter Menge

- Bei Bedarf Eingabe des Kunden

- Wechsel zum Zahlbildschirm

- Eingabe der gewünschten Zahlart, ggf. zuvor Eingabe des erhaltenen Betrags zur systemischen
Ermittlung der erforderlichen Rückgabesumme

- Gemäß den Kasseneinstellungen und des Lagerhaltungstyps des Artikels wird eine Warenbewegung erfasst (außer für Artikel ohne Bestandsführung) – idR Lagerabgang

Wenn eine Identifizierung der Ware über einen Einzelartikel nicht möglich ist, kann optional über einen
Warengruppenverkauf oder einen passenden Sammelartikel mit Preiseingabe kassiert werden. Bitte beachten Sie dabei, dass unbedingt der korrekte Mehrwertsteuersatz angewandt werden sollte.

Sofern für den Kunden ein Auftrag vorliegt (im System erfasste „Vorbestellung“), so kann dieser über den Kunden oder die Auftragsnummer aufgerufen werden. In dem Fall ist eine Artikeleingabe nur erforderlich, wenn weitere Positionen hinzugefügt werden sollen. Falls für den Auftrag eine Anzahlung erfasst worden ist, wird diese im Kassiervorgang berücksichtigt und mindert den zu zahlenden Gesamtbetrag entsprechend.

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Über den Kassenbefehl „Gutschrift“ können Positionen an der Kasse zurückgenommen werden. Der Anwender gibt den Artikel in gewünschter Menge ein und drückt den entsprechenden Kassenbutton. Das System erkennt auf diese Weise, dass es sich um eine Rücknahme handelt und rechnet den Wert der Position an, technisch kann dem Kunden dieser Wert wahlweise ausgezahlt oder aber gegen andere Waren/einen Gutschein/als Kundenguthaben verrechnet werden.

Sofern der Artikel im System mit dem Lagerhaltungstyp FiFo[96]/Seriennummer geführt wird, erfolgt ein Lagerzugang für die Position. Kann das Produkt nicht mehr veräußert werden, ist es über das Lagermanagement als „Abgang“ auszubuchen. Für Artikel mit dem Lagerhaltungstyp none/keine erfolgt keine Bestandsführung, so dass für diese Artikel auch keine Warenbewegungen im Falle einer Rücknahme erfasst werden.

Der Verkauf von Wert-Gutscheinen kann in Form von Systemgutscheinen, über Gutscheinnummern, die in der Kasse verwaltet werden, abgewickelt werden. Dies ist im Folgenden Absatz beschrieben. Sofern keine Verwaltung von Gutscheinnummern im System gewünscht ist, erfolgt der Verkauf über einen „einfachen“ Artikel mit dem entsprechenden Steuersatz (idR ohne Bestandsführung und als „Funktionsartikel“, der in der Umsatz-Statistik nicht berücksichtigt wird). Für die Einlösung dieser Gutscheine wird eine entsprechende Zahlarten verwendet, die ebenfalls mit dem Gutscheinartikel verknüpft werden sollte.

Wenn Systemgutscheine verwendet werden, kann der Anwender – je nach Konfiguration des Gutscheintyps – die Gutscheinnummer entweder vorgeben oder vom System als Zufallszahl generieren lassen. Jeder Gutschein verfügt über eine individuelle Nummer. Der Preis kann an der Kasse individuell festgelegt werden.

Der Kassiervorgang für den Gutscheinverkauf muss über eine Zahlarten vom Typ Bar/EC-Karte/Kreditkarte/Gutschein/Guthaben abgeschlossen werden. Dann erfolgt die Aufladung des Gutscheins im entsprechenden Wert.

Die Einlösung eines Systemgutscheins erfolgt über die Eingabe der Gutscheinnummer im Zahlbildschirmfenster der Kasse. Sofern der Gutscheinwert die zu zahlende Summe übersteigt, verbleibt der Restwert des Gutscheins weiter im System und kann bei einem weiteren Kauf verrechnet werden. Der Gutscheinwert wird in der Kasse verwaltet und kann jederzeit eingesehen werden, z. B. im Kassencenter (Button Systemgutscheine in der oberen Menüleiste). Es kann ein Restgutschein gedruckt werden, wenn der Gutschein nicht vollständig eingelöst wurde (je nach Einstellung in der Zahlart für diesen Gutscheintyp – siehe auch Kapitel Zahlarten).

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Die GoBD bieten zu diesem Thema klare Handlungsanweisungen: „Fehlerhafte Buchungen können wirksam und nachvollziehbar durch Stornierungen oder Neubuchungen geändert werden“[97].

Um Sie dabei zu unterstützen, GoBD-konform zu handeln, können in euro-BIS / euro-Sales abgeschlossene Kassiervorgänge („Bon Ende“) nicht mehr verändert werden. Um fehlerhafte Kassiervorgänge zu korrigieren, stehen dem Anwender folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Bis zum Abschluss der laufenden Kassenperiode können Vorgänge über den Kassenbefehl „Storno“ storniert werden. Der Stornobon bezieht sich stets auf einen Kassenbon; die Belegnummer dieses Kassenbons wird auf dem Kassenbon (Standard-Formular: unterhalb der Belegnummer des Stornobons) angedruckt.

Für Storni stehen jeweils zwei Optionen zur Verfügung:

„Stornieren“ (der Kassenbon, auf den sich der Storno bezieht, wird mit negativen Mengen und somit auch negativen Wertbeträgen „wiederholt“; alle Warenbewegungen, die durch den Kassenbon entstanden sind, werden zurückgebucht[98])

oder

„Stornieren und Kopieren“ (es erfolgt ein Storno wie beschrieben, anschließend werden alle Positionen des Kassiervorgangs in einem neuen Kassiervorgang erzeugt – der Anwender kann nun Positionen ergänzen/per Zeilenstorno entfernen/Mengen ändern sowie eine andere Zahlart wählen).

Anmerkung: Die Funktion „Stornieren und Kopieren“ hat keinen Einfluss auf den Beleg des zugrundeliegenden Kassiervorgangs. Im Unterschied zum „Stornieren“ wird nach dem Stornobon ein neuer Bon erzeugt.

Wählt ein Anwender z. B. für den Kassenbon Nr. 100 unmittelbar nach dessen Erzeugung (ohne weiteren Vorgang dazwischen) „Stornieren und Kopieren“, so wird im ersten Schritt der Kassenbon Nr. 101 – Stornobon zu Bon Nr. 100 erzeugt. Im zweiten Schritt kann der Anwender den (neuen) Kassiervorgang abschließen und den Kassenbon Nr. 102 erzeugen.

Nachdem eine Kassenperiode abgeschlossen wurde, können Kassenbons nicht mehr storniert werden. Möchte ein Kunde ein Produkt zurückgeben, ist es nicht erforderlich, den Kassenbon zu stornieren. Sie können eine Rücknahme als solche im System erfassen (siehe auch Gutschrift bzw. Warenrücknahme an der Kasse).

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Die Belegerzeugung erfolgt in euro-BIS / euro-Sales grundsätzlich unabhängig vom Belegdruck. Somit wird selbstverständlich für jeden Kassiervorgang, der über den Kassenbefehl „Bonende – Kein Druck“ abgeschlossen wird, ein unveränderbarer Kassenbon erzeugt, der jederzeit im Kassenjournal eingesehen und als Duplikat nachgedruckt werden kann.

Jeder Kassenbeleg, der über den Kassenbefehl „Bon Ende“ abgeschlossen wird, wird gedruckt, sofern die technischen Voraussetzungen (Bondrucker eingeschaltet und funktionsfähig, ausreichend Papier vorhanden, korrekt konfiguriert, …) gegeben sind.

Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass in Deutschland zwar aktuell keine Belegausgabepflicht besteht, sich die Rechtslage aber voraussichtlich ab 2020 ändern wird. In diesem Fall sollte die Kassenfunktion „Bonende – Kein Druck“ deaktiviert werden (z. B. durch Entfernen des Kassenbuttons).

Jede Kasse erzeugt ihren eigenen Nummernkreis für Kassenbons und vergibt die Belegnummern automatisch und fortlaufend beim Erzeugen des Kassenbons. Ausschlaggebend ist also stets das Ende des Vorgangs. Sofern mehrere Kassen in einem Unternehmen im Einsatz sind, existieren idR mehrere Kassenbons mit identischen Kassenbon-Nummern, die sich allerdings durch die jeweilige Stationsnummer (auf dem gedruckten Kassenbon und im System erkennbar) und die Periodennummer (im System sichtbar) eindeutig einer Kasse zuordnen lassen.

Die Periodennummern aller Kassen werden innerhalb eines Unternehmens – auch wenn mehrere Filialen im Einsatz sind – stets eindeutig vergeben.

Über das Kassenjournal (Workflow Kasse – Kassieren[99]) können sämtliche Kassenbelege eingesehen werden, die an der betreffenden Arbeitsstation erzeugt wurden. Sie öffnen das Kassenjournal in diesem Workflow, indem Sie die Tasten Shift und F5 gleichzeitig oder den Kassenbutton mit dem Befehl „Ansicht“ drücken. Im oberen Bildschirmbereich öffnet sich eine Menüleiste. Klicken Sie auf den Button Kassenjournal. Es bedarf keiner geöffneten Kassenperiode, um das Journal einzusehen. Wählen Sie dann die Schnell-/Detailsuche; diesen Button finden Sie ebenfalls in der Menüleiste.

Im Kassencenter (Workflow Kasse – Kassencenter[100]) können sämtliche Kassenbelege aller Stationen eingesehen werden. Klicken Sie in der Menüleiste im oberen Bildschirmbereich auf den Button Kassenjournal. Wählen Sie dann die Schnell-/Detailsuche; diesen Button finden Sie ebenfalls in der Menüleiste.

Sie haben nun die Möglichkeit, beliebig viele Filter zu setzen (weiteres zur Funktionsweise unter Suche / Filter), die alle mit einer und-Verknüpfung kombiniert werden. Durch Drücken der Enter-Taste lösen Sie die Suche nach den gewünschten Kriterien aus.

Wenn Sie sämtliche Belege aufrufen möchten, können Sie auf das Aktualisieren-Symbol[101] am rechten Bildschirmrand klicken; bitte beachten Sie, dass eine Einschränkung idR Sinn macht, insbesondere im Hinblick auf die Übersichtlichkeit und Geschwindigkeit. Oft bietet sich eine Einschränkung anhand eines Zeitraums (Datum von – bis) an. Bitte beachten Sie, dass die Sortierung (siehe gleichnamiges Kapitel im Anhang) frei wählbar ist und Suchen deutlich beschleunigen kann.

Wenn Sie sich eine Kopie eines Kassenbons auf Ihrem Bildschirm ansehen möchten, markieren Sie diesen bitte. Die Markierung erfolgt per Klick (linke Maustaste oder Berührung der Touchbildschirmoberfläche), alternativ können Sie die Liste auch mit den Pfeiltasten der Tastatur durchgehen. Der markierte Kassenbon wird durch einen farblich abgesetzten Rahmen hervorgehoben und in der Vorschau (am rechten Bildschirmrand) angezeigt.

Sofern ein Bondrucker angeschlossen ist, kann jeder Kassenbon als Duplikat nachgedruckt werden. Dazu
markieren Sie den Bon und klicken in der Menüleiste oben auf „Drucken“. An Arbeitsstationen, an denen kein Bondrucker verfügbar ist, kann bei Bedarf z. B. ein PDF erzeugt werden, falls die Ansicht in der Vorschau nicht ausreichen sollte.

Der Button „bearbeiten“ in der oberen Menüleiste des Kassenjournals steht ausschlich dann für eine „Bearbeitung“ (in Form eines Datenimports) zur Verfügung, wenn über eine Schnittstelle Datensätze einer externen Kasse importiert werden.

In allen anderen Fällen können Sie über diesen Button Details zum Bon aufrufen, aber keinerlei Änderungen am Kassenbon vornehmen, da bereits erzeugte Kassenbelege nachträglich nicht mehr verändert werden können. Die Detailsansicht des Kassenbons ermöglicht es Ihnen, sehr komfortabel weitere Informationen abzurufen. So können Sie beispielsweise in der Ansicht der Positionen per Klick auf einen Artikel direkt dessen aktuelle Stammdaten einsehen.

Beim Starten der Kasse wird dem Benutzer die Höhe des Wechselgeldes (entspricht dem Anfangsbestand) angezeigt. Sofern dieser eine Differenz feststellt, kann/muss die systemisch erwartete Summe vor dem Öffnen der Periode durch die gezählte Summe korrigiert werden. Beim Öffnen einer Kassenperiode wird die Summe des Wechselgeldes vom System mit einer Sicherheitsabfrage präsentiert: Der Benutzer muss bestätigen (Ja/Nein-Abfrage), dass er die Kassenperiode mit einem Wechselgeld in Höhe von X EUR beginnen möchte.

Im Anhang finden Sie einen Muster-Periodenabschluss der Auskunft darüber gibt, an welchen Stellen die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben (siehe Kapitel Tagesendsummenbon / Z-Bon) finden.

Der Periodenbericht in Ihrem euro-BIS / euro-Sales entspricht dem sog. Z-Bon bzw. Tagesendsummenbon. Er wird vom System automatisch und fortlaufend nummeriert. Sofern mehrere Kassen in einem Unternehmen im Einsatz sind, werden sämtliche Perioden in einem Nummernkreis geführt, damit Sie eindeutige Perioden-/
Z-Zählernummern erhalten. Sobald an einer Arbeitsstation eine Periode geöffnet wird, erhält diese die nächste zu vergebende Nummer. Wann eine Periode beendet wurde, ist somit für die Vergabe der Nummer völlig unerheblich.

Der Periodenabschluss wird über einen speziellen Kassenbildschirm abgewickelt.

Wenn Sie eine Kassenperiode abgeschlossen haben, wird der Kassenbestand (der Ist-Bestand lt. Zählung) gemäß Ihrer Kasseneinstellungen entweder:

- als Wechselgeld (Anfangsbestand) für die nächste Periode gesetzt

(Kasseneinstellung: Wechselgeld aus Vorperiode = ja)

oder

- „auf Null gesetzt“, wenn Sie mit einem festen Wechselgeldstock (Anfangsbestand) arbeiten

(Kasseneinstellung: Wechselgeld aus Vorperiode = nein;

Wechselgeld wird gesetzt wie unter Wechselgeld hinterlegt).

Beim Beenden der Periode erfasst der Anwender die Ist-Kassenbestände (= Soll-Endbestand) der zu zählenden Zahlarten. Es werden alle Zahlarten aufgelistet, für die ein Zahlungseingang oder eine Rückzahlung (z. B. im Fall einer Gutschrift) erfasst wurde.

Wenn z. B. in einer Kassenperiode keine Buchung über die Zahlart EC-Karte abgeschlossen wurde, so taucht diese im Periodenabschluss auch nicht auf. Sofern der Ist-Bestand einer Zahlart nicht mit dem systemischen Soll-Bestand übereinstimmt, kann dieser erneut gezählt und bei Bedarf korrigiert werden.

Wenn ein Differenzbetrag darauf beruht, dass ein Kassiervorgang mit der falschen Zahlart abgeschlossen wurde, kann der Periodenabschluss abgebrochen und ein Zahlartentausch durchgeführt werden. Nachdem die Korrektur erfolgt ist, wird der Periodenabschluss erneut gestartet. Sofern eine Differenz zwischen dem Soll- und Ist-Bestand nicht korrigiert wird, wird auf dem Periodenabschluss die entsprechende Differenz bzw. der Kassenüberschuss ausgewiesen. Der „Kassenbestand nach Zahlarten“ im Periodenabschluss entspricht dem Ist-Endbestand.

Der Z-Zähler – der Umsatzzähler für die neue Periode – wird auf Null gesetzt, nachdem Sie den Perioden-abschluss durchgeführt haben. In der Übersicht der Kassenperioden wird der Gesamtumsatz angezeigt, sobald die Periode beendet worden ist.

Der Periodenabschluss kann unmittelbar nach dem Abschließen der Kasse gedruckt werden.

Selbstverständlich ist ein nachträglicher Abruf und Druck jederzeit möglich: Im Workflow Kasse - Kassencenter wählen Sie bitte den Button Perioden in der oberen Menüleiste. Nun können Sie mit Hilfe der Suche / Filter einzelne Perioden oder Zeiträume ermitteln. In der oberen Menüleiste finden Sie verschiedene Buttons, mit denen Sie Perioden nachdrucken und zusammenfassen können. Die Vorschau erzeugt dabei eine Bildschirmansicht des Ausdrucks.

Generell wird im System zwischen folgenden Zahlartentypen unterschieden:

- Anzahlung

- Bar

- EC-Karte

- Gutschein

- Guthaben (kann z. B. entstehen durch Warenrücknahmen, die nicht ausbezahlt, sondern als Kundenguthaben im System gespeichert wurden)

- Kreditkarte

- Rechnung (Belegerzeugung erfolgt außerhalb des Kassenmoduls, mit Rechnungsnummer)

Bei Bedarf können beliebig viele einzelne Zahlarten im System hinterlegt werden, z. B. um zwischen einzelnen Kreditkarten wie VISA, Mastercard, etc. zu differenzieren. In der Folge weist das System dann mehrere zahlarten vom Typ Kreditkarte auf. Wenn Sie mehrere Kassen/Filialen einsetzen und zwischen den Umsätzen nach Zahlart und Kasse/Filiale differenzieren möchten, können Sie für jede Kasse/Filiale eigene Zahlarten im System führen.

Die Zahlarten werden jeweils mit einem Kassenbutton (Zahlbildschirmfenster) verknüpft. Jede Kasse kann bei Bedarf individuell konfiguriert werden. So kann der Anwender jeden Kassenbon mit der gewünschten Zahlart abschließen. Die jeweiligen Soll-Kassenbestände werden entsprechend angepasst.

Die im System verwendeten Zahlarten können folgendermaßen eingesehen werden: In euro-BIS unter System – Referenzdaten – Kasse – Zahlarten, in euro-Sales unter Einrichten – Referenzdaten – Kasse – Zahlarten. Über das Aktualisieren-Symbol[102]am rechten Bildschirmrand rufen Sie eine Liste aller angelegten Zahlarten auf. Per Doppelklick auf einen einzelnen Datensatz können Details eingesehen werden.

Der Umsatz im Periodenabschluss wird nach Zahlarten aufgeschlüsselt. Je nach Einstellungen in den Zahlarten werden diese im Periodenabschluss aktiv vom System abgefragt („Zählbar“ = ja) oder nur angezeigt, sofern ein Umsatz für diese Zahlart generiert wurde. Für die Zahlart Bar kann es sinnvoll sein, eine Stückelung einzurichten: Hier werden die gewünschten abzufragenden Geldwerte hinterlegt, so dass die einzelnen Werte bzw. Stückzahlen je Einheit gezählt und eingegeben werden können: Anstelle des gesamten Barbestandes in einer Summe werden die einzelnen Bestände nach Einheit (1 Cent, 2 Cent, …) gezählt.

Innerhalb des Zahlvorgangs können mehrere Zahlarten kombiniert werden; dazu ist jeweils der gewünschte Einzelbetrag einzugeben, dann die Zahlart.

Die Abwicklung eines Kassiervorgangs über die Zahlart Rechnung führt dazu, dass kein Kassenbon erzeugt, sondern ein Auftrag angelegt wird. Für diesen Auftrag wird eine Rechnung erzeugt, der Rechnungsumsatz erfolgt in einem anderen Belegnummernkreis mit einer Rechnungsnummer. Bei Bedarf kann ein Ausgleich der Rechnung an der Kasse erfolgen, sobald diese erstellt wurde.

Sofern der Soll-Kassenbestand nach Zahlarten korrigiert werden muss, weil ein Kassenbon über die falsche Zahlart abgeschlossen wurde, kann der Anwender einen Zahlartentausch durchführen. Dies muss innerhalb der laufenden Kassenperiode geschehen, also bevor der Periodenbericht (Tagesabschluss / Z-Bon / Tagesendsummenbon) erstellt wurde.

Dazu wird zunächst der Kassenbefehl Zahlartentausch eingegeben. Dann erfasst der Anwender die Summe, die „getauscht“ werden soll und wählt anschließend die zu korrigierende Zahlart. Das System reduziert die Soll-Bestandssumme für diese Zahlart entsprechend. Anschließend wählt der Anwender die Zahlart, mit der der Kassiervorgang tatsächlich abgewickelt wurde. Das System erhöht den Soll-Kassenbestand für diese Zahlart entsprechend.

Das Kassenbonformular kann über die Oberfläche von euro-BIS / euro-Sales bei Bedarf bearbeitet werden, z. B. im Falle einer erforderlichen Änderung der Telefonnummer. Die Änderung des Formulars hat keinerlei Einfluss auf bereits erzeugte Kassenbons. Diese entsprechen sowohl in der Anzeige im Kassenjournal, als auch im Nachdruck stets dem Original, die einzige Ausnahme ist der Zusatz DUPLIKAT zwischen Unternehmensadresse und Bonnummer.

Um das Kassenbonformular (oder andere Formulare, z. B. für Restgutscheine, etc.) zu bearbeiten oder die aktuelle Konfiguration einzusehen, öffnen Sie bitte den Workflow Kasse – Kassieren am Kassen-PC. Drücken Sie die Tasten Shift und F5 gleichzeitig oder den Kassenbutton mit dem Befehl „Ansicht“. Im oberen Bildschirmbereich öffnet sich eine Menüleiste. Klicken Sie auf den Button Kassenbon bearbeiten. Es bedarf keiner geöffneten Kassenperiode. Bitte verlassen Sie die Ansicht des Bonformulars mit „Abbrechen“, wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben. Wenn Sie bewusst Änderungen am Formular vorgenommen haben, klicken Sie bitte „Fertig stellen“, um diese zu speichern.

Über die ZVT-Kassenschnittstelle können EC-Cash-Terminal und Kasse verbunden werden. In diesem Fall erfolgt eine automatische Betragsübermittlung der zu zahlenden Summe an das Terminal, sobald eine entsprechende Zahlart gewählt wurde. Die Kommunikation erfolgt innerhalb des firmeneigenen Netzwerkes über TCP/IP: Dem EC-Terminal wird eine feste IP-Adresse zugeordnet, diese in der Kasse eingetragen. Ob eine Verknüpfung vorliegt, ist in den Kasseneinstellungen sichtbar.

Um die Kasseneinstellungen aufzurufen, öffnen Sie bitte den Workflow Kasse – Kassieren am Kassen-PC. Drücken Sie die Tasten Shift und F5 gleichzeitig oder den Kassenbutton mit dem Befehl „Ansicht“. Im oberen Bildschirmbereich öffnet sich eine Menüleiste. Klicken Sie auf den Button Einstellungen. Wählen Sie dann in der linken Menüleiste das Kartenterminal aus.

Nun können Sie alle Einstellungen an dieser Kasse ablesen. Sofern unter „Protokoll“ ZVT ausgewählt ist, ist die Kasse mit einem terminal verbunden. Lautet die Einstellung bei Protokoll „None“, so werden Kasse und EC-Gerät unabhängig voneinander betrieben (der Anwender muss die Zahlbeträge am Terminal eintippen).

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Über den Workflow System – Administration – IDEA-Export (euro-BIS) bzw. Kommunizieren – IDEA-Export (euro-Sales) können Sie Daten, z. B. für eine Datenträgerüberlassung, exportieren. Der Export erfolgt in Form einer CSV-Datei, bei Bedarf erstellt das System für Sie eine zugehörige Indexdatei.

Bitte geben Sie den gewünschten Zeitraum an, für den der Datenexport erfolgen soll und legen Sie den Ziel- Speicherort fest. Wählen Sie dann die zu exportierenden Datenentitäten – wenn sie diese exportieren möchten, muss ein Häkchen in der Checkbox zu sehen sein.

Über den IDEA-Export können Sie Kassendaten bereitstellen:

- In der Datei „JournalPOS“ sind alle an der Kasse verkauften Positionen enthalten, in Verbindung mit der jeweiligen Perioden-(= Z-Zähler-)Nummer und Bonnummer, der Menge, dem Einzel- und
Gesamtpreis je Position, Rabatten (sofern gewährt), dem Steuersatz, Artikelnummer, -bezeichnung und ISBN/EAN uvm.

- In der Datei „JournalPeriods“ werden die einzelnen Kassenperioden aufgelistet, inklusive Start- und Enddatum, der Stationsnummer (PC), dem jeweiligen Benutzer, der die Periode gestartet hat – sowie dem Benutzer, der die Periode beendet hat, die Filialnummer sowie die Startsumme (SumInput = Wechselgeld, mit der die Periode eröffnet wurde) und den Endbestand (SumPeriod)

- In der Datei „JournalPeriodPOS“ werden alle Summen der Perioden, getrennt nach den Zahlarten sowie dem jeweiligen Wechselgeld aufgelistet

- Die Datei „JournalKasse“ umfasst alle Kassenbons – die Brutto- und Nettosummen nach Belegnummer – inkl. einer Verknüpfung mit der jeweiligen Perioden- und Stationsnummer

Wenn Sie Rechnungsdaten exportieren, werden diese in 4 Dateien unterteilt. Rechnungen und Gutschriften/ Rechnungskorrekturen werden jeweils getrennt aufgelistet. Ferner erfolgt eine Unterteilung zwischen einer
Positionsauflistung und einer Auflistung mit Gesamtsummen nach Beleg(nummer).

Da diese CSV-Datei theoretisch manuell bearbeitet werden kann, macht es ggf Sinn, den Export im Beisein des Prüfers durchzuführen und den Datenträger unmittelbar auszuhändigen. Selbstverständlich ist auch der Einsatz einer entsprechenden Sicherheitssoftware denkbar, insbesondere für KMU aber schwerer umsetzbar.

Die CSV-Datei kann mit Microsoft Excel geöffnet und maschinell ausgewertet werden.

​

Für den Betrieb von euro-BIS sind zwei verschiedene Optionen möglich: Das System kann sowohl mit einer lokalen Datenbank, als auch mit einer gehosteten betrieben werden. Alle euro-Sales Datenbanken stellen eine gehostete Lösung dar. Der Zugriff auf das Kassensystem erfolgt über einen „Client“, eine Software, die auf den Arbeitsplätzen (PC) im Unternehmen installiert wurde. Ein SSL-Sicherheitszertifikat schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff.

Die Kommunikation der Kasse erfolgt über das Internet mit einer Microsoft SQL-Datenbank, die auf einem von der eurosoft IT GmbH gemieteten Server in einem deutschen Rechenzentrum (gehostet durch die Unternehmen HeLi NET Telekommunikation GmbH & Co. kG bzw. Host Europe GmbH) liegt.

Es erfolgt eine tägliche Sicherung der Serverdaten im Rechenzentrum.

Die Kommunikation der Kasse erfolgt über das lokale Netzwerk des Unternehmens mit einer Microsoft SQL-Datenbank. Alle abgeschlossenen Kassiervorgänge[104] werden in der Datenbank gespeichert. Die Datenbank liegt auf einem Server des Unternehmens, das aus diesem Grund für die regelmäßige Sicherung der Daten verantwortlich ist. Es erfolgt keine Datensicherung durch die eurosoft IT GmbH.

​

Die beigefügten Ziffern beziehen sich auf die Anforderungen an einen Z-Bon, siehe Abschnitt Tagesendsummenbon / Z-Bon.

Die im System hinterlegten Benutzer sowie die jeweilige Benutzergruppe können Sie im Wokflow Benutzer-verwaltung einsehen:

euro-BIS

System – Administration – Benutzerverwaltung

Mit einem Klick auf das Aktualisieren Symbol erhalten Sie eine Liste aller Benutzer(logins):

Per Doppelklick auf den jeweiligen Login können Sie weitere Informationen abrufen. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf „Zuordnung Benutzergruppen“, um die jeweilige Gruppe einzusehen. Die Benutzergruppe bestimmt die Berechtigungen für den Login. Bitte verlassen Sie diese Ansicht mit Abbrechen.

Um die Rechte der Benutzergruppen abzufragen, wählen Sie bitte den Workflow System – Administration – Benutzergruppen.

Klicken Sie wie oben beschrieben auf das Aktualisieren Symbol, um eine Liste aller Benutzergruppen aufzurufen. Wählen Sie den Button „Berechtigungen“, um die Rechte einzusehen.[105]

Sofern ein Häkchen in der Checkbox zu sehen ist, hat die Benutzergruppe Zugriff auf den jeweiligen Workflow / Systembereich. Innerhalb der Liste können Sie sich mit den Pfeiltasten der Tastatur bewegen, oder mit der Maus scrollen (1). Bitte verlassen Sie die Ansicht mit „Abbrechen“.

euro-Sales

Einrichten – Administration – Benutzerverwaltung

Mit einem Klick auf das Aktualisieren Symbol erhalten Sie eine Liste aller Benutzer(logins):

Per Doppelklick auf den jeweiligen Login können Sie weitere Informationen abrufen. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf „Zuordnung Benutzergruppen“, um die jeweilige Gruppe einzusehen. Die Benutzergruppe bestimmt die Berechtigungen für den Login. Bitte verlassen Sie diese Ansicht mit Abbrechen.

Um die Rechte der Benutzergruppen abzufragen, wählen Sie bitte den Workflow System – Administration – Benutzergruppen.

Klicken Sie wie oben beschrieben auf das Aktualisieren Symbol, um eine Liste aller Benutzergruppen aufzurufen. Wählen Sie den Button „Berechtigungen“, um die Rechte einzusehen.[106]

Sofern ein Häkchen in der Checkbox zu sehen ist, hat die Benutzergruppe Zugriff auf den jeweiligen Workflow / Systembereich. Innerhalb der Liste können Sie sich mit den Pfeiltasten der Tastatur bewegen, oder mit der Maus scrollen (1). Bitte verlassen Sie die Ansicht mit „Abbrechen“. Screenshot folgt auf der nächsten Seite.

In der Menüleiste im obren Bereich des Systems finden Sie die einzelnen Workflows / Systembereiche. Per Klick auf die Begriffe öffnen sich weitere Menüs, in denen jeweils verschiedene Workflows zur Verfügung stehen. Sofern ein Benutzer keine Berechtigung für einen Workflow / Systembereich besitzt, ist die Schaltfläche zum Aufrufen ausgegraut und funktionslos.

So starten Sie die Kasse beispielweise per Klick auf Kasse – Kassieren. Ausführliche Informationen zu den einzelnen Workflows und detaillierte Anleitungen finden Sie auf unserer Wissensplattform europedia unter: https://europedia.atlassian.net/.

Für den Zugriff ist ein Login mit Passwort erforderlich, jedem unserer Kunden stellen wir kostenfrei einen Account (je Unternehmen) für unbegrenzte Nutzung zur Verfügung. Falls Sie noch keinen Account besitzen, wenden Sie sich bitte an [email protected].

In zahlreichen Systembereichen können Sie in der Details-/Schnellsuche mit Filtern arbeiten: Das obere Feld gibt dabei jeweils das Kriterium vor, z. B. Datum, Kundennummer, etc.:

Durch Öffnen des Drop-Down-Menüs erhalten Sie eine Liste aller möglichen Kriterien, nach denen Sie filtern können, z. B.:
​

-> Die Auswahl des gewünschten Kriteriums erfolgt per Mausklick.

Im kleineren unteren Feld, dem sog. Operator, wählen Sie, ob die Suche nach =, >, … oder ungleich (<>) erfolgen soll. Im größeren unteren Feld folgt Ihr Suchbegriff. Sofern Sie unsicher sind, ob der Begriff exakt ist, können Sie ein „%“ voranstellen; mit dessen Hilfe suchen Sie „links ungenau“.
​

Alle gesetzten Filter werden mit einer und-Verknüpfung kombiniert; bitte beachten Sie, dass eindeutige Kriterien nur einmal verwendet werden dürfen, sofern diese nicht „ungleich“ gesetzt werden: Ein Beleg kann beispielweise immer nur eine Belegnummer haben, somit kann in einer Suche nicht 2 x der Filter Belegnummer „=“ gesetzt werden. Durch Drücken der Enter-Taste lösen Sie die Suche nach den gewünschten Kriterien aus.

Die Sortierung einer Liste können Sie bestimmen, indem Sie hinter dem Wort „Sortierung“ (rechts oberhalb der Listeneinträge) auf den derzeit gewählten Parameter (kann auch „keine“ sein) klicken. Es öffnet sich eine Liste aller möglicher Sortierungskriterien. Das gewünschte können Sie per Klick auswählen.

Die Reihenfolge der Sortierung (auf-/absteigend) können Sie ändern, indem Sie auf das kleine Dreieck neben der Sortierung klicken. Die Position der Dreiecksspitze zeigt die Sortierreihenfolge an.

Bondrucker (Thermodirekt, unterstützte Modelle: EPSON TM-T88V, Citizen CT S2000)

Optional: Kassenschublade, mit dem Bondrucker verbunden (RJ12), Öffnung durch Kassenbefehl sowie nach Zahlung mit bestimmten Zahlaten (Bar, optional EC-/Kreditkarte, Gutschein, …je nach Konfiguration) und bei Bargeld-Entnahme/-Einlage

Optional: Kundendisplay (kompatible Modelle: EPSON DM-D20/DM-D110/DM-D210)

Optional verwendbare Eingabegeräte: Barcode-Scanner, Touchmonitor, Maus, Tastatur

Monitor: min. Auflösung 1280 x 1024 oder höher (Bedienung per Touchoberfläche möglich)

Für Ihren Kassen-PC empfehlen wir grundsätzlich folgende Mindestanforderungen:

- für die Nutzung als reiner Kassenrechner:

Betriebssystem: Windows 7 Pro, Windows 8.1 Pro (x64) oder höher
Prozessor: Intel Core i5-4590 Box (4x3,3GHz) S1150 Haswell
Grafikkarte: ASUS GT630-DCSL-2GD3-V2 (2GB,DDR3,Passive,HDMI,DVI) oder vergleichbar
Arbeitsspeicher: 8 GB DDR3 SDRAM 1600 MHz
Festplatte: 1000 GB 7200 U/min SATA
Netzwerk: Gigabit LAN

- wenn noch andere Anwendungen betrieben werden:

Betriebssystem: Windows 7 Pro, Windows 8.1 Pro (x64) oder höher
Prozessor: Intel Core i5-4590 Box (4x3,3GHz) S1150 Haswell
Grafikkarte: ASUS GT630-DCSL-2GD3-V2 (2GB,DDR3,Passive,HDMI,DVI) oder vergleichbar
Arbeitsspeicher: 8 GB DDR3 SDRAM 1600 MHz
Festplatte: 1000 GB 7200 U/min SATA
Netzwerk: Gigabit LAN

Die beigefügten Ziffern beziehen sich auf die Anforderungen an einen Z-Bon, siehe Abschnitt Tagesendsummenbon / Z-Bon.

Die beigefügten Ziffern beziehen sich auf die Anforderungen an einen Z-Bon, siehe Abschnitt Tagesendsummenbon / Z-Bon.

Die im System hinterlegten Benutzer sowie die jeweilige Benutzergruppe können Sie im Wokflow Benutzerverwaltung einsehen:

euro-BIS

System – Administration – Benutzerverwaltung

Mit einem Klick auf das Aktualisieren Symbol erhalten Sie eine Liste aller Benutzer(logins):

Per Doppelklick auf den jeweiligen Login können Sie weitere Informationen abrufen. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf „Zuordnung Benutzergruppen“, um die jeweilige Gruppe einzusehen. Die benutzergruppe bestimmt die Berechtigungen für den Login. Bitte verlassen Sie diese Ansicht mit Abbrechen.

Um die Rechte der Benutzergruppen abzufragen, wählen Sie bitte den Workflow

System – Administration – Benutzergruppen.

Klicken Sie wie oben beschrieben auf das Aktualisieren Symbol, um eine Liste aller Benutzergruppen aufzurufen. Wählen Sie den Button „Berechtigungen“, um die Rechte einzusehen.[107]

Sofern ein Häkchen in der Checkbox zu sehen ist, hat die Benutzergruppe Zugriff auf den jeweiligen Workflow / Systembereich. Innerhalb der Liste können Sie sich mit den Pfeiltasten der Tastatur bewegen, oder mit der Maus scrollen (1). Bitte verlassen Sie die Ansicht mit „Abbrechen“.

euro-Sales

Einrichten – Administration – Benutzerverwaltung

Mit einem Klick auf das Aktualisieren Symbol erhalten Sie eine Liste aller Benutzer(logins):

Per Doppelklick auf den jeweiligen Login können Sie weitere Informationen abrufen. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf „Zuordnung Benutzergruppen“, um die jeweilige Gruppe einzusehen. Die benutzergruppe bestimmt die Berechtigungen für den Login. Bitte verlassen Sie diese Ansicht mit Abbrechen.

Um die Rechte der Benutzergruppen abzufragen, wählen Sie bitte den Workflow

System – Administration – Benutzergruppen.

Klicken Sie wie oben beschrieben auf das Aktualisieren Symbol, um eine Liste aller Benutzergruppen aufzurufen. Wählen Sie den Button „Berechtigungen“, um die Rechte einzusehen.[108]

Sofern ein Häkchen in der Checkbox zu sehen ist, hat die Benutzergruppe Zugriff auf den jeweiligen Workflow / Systembereich. Innerhalb der Liste können Sie sich mit den Pfeiltasten der Tastatur bewegen, oder mit der Maus scrollen (1). Bitte verlassen Sie die Ansicht mit „Abbrechen“.

​

BMF - Homepage (letzter Aufruf: 22. . (19. Januar 2018):). Von http://www.bundesfinanzministerium.de/

(GoBD, BMF Schreiben vom 26.11.2010)abgerufen

DIHK - Homepage (letzter Aufruf: . (22. Januar 2018):). Von https://www.dihk.de/ abgerufen

GoBD (kein Datum). Von http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf;jsessionid=37D793B844471B09BE984542C3BD429D?__blob=publicationFile&v=3 abgerufen

Einzelnachweise und Zitate lt Fußnoten

Screenshots: euro-BIS flow 4.10 SP 6; euro-Sales Vino 1.30 SP 14

​

[1] Vergl. GoBD (Fn 2), Rzn. 21

[2] GoBD (Fn. 1.3), Rzn. 5

[3] GoBD (Fn. 1.3), Rzn. 6

[4] Vergl. GoBD (Fn. 1.11), Rzn. 20

[5] Vergl. GoBD (Fn. 3), Rzn. 26

[6] GoBD (Fn. 3), Rzn. 27

[7] Vergl. GoBD (Fn 12), Rzn 181

[8] Vergl. GoBD (Fn. 1.5), Rzn. 10

[9] GoBD (Fn. 1.5), Rzn. 10

[10] Vergl. GoBD (Fn. 3), Rzn 121

[11] Vergl. GoBD (Fn. 9), Rzn 22

[12] GoBD (Fn. 3.1), Rzn. 30

[13] Vergl. GoBD (Fn. 31), Rzn. 31 - 32

[14] GoBD (Fn. 31), Rzn. 35

[15] GoBD (Fn. 3.2.1), Rzn. 36

[16] Vergl. GoBD (Fn. 3.2.1), Rzn. 37

[17] GoBD (Fn. 3.2.1), Rzn. 37

[18] Vergl. GoBD (Fn. 3.2.1), Rzn. 40

[19] GoBD (Fn. 3.2.1), Rzn. 41

[20] GoBD (Fn. 3.2.1), Rzn. 42

[21] GoBD (Fn. 3.2.1), Rzn. 43

[22] GoBD (Fn. 3.2.2), Rzn. 44

[23] GoBD (Fn. 3.2.3), Rzn. 46

[24] GoBD (Fn. 3.2.3), Rzn. 47

[25] GoBD (Fn. 3.2.3), Rzn. 48

[26] Vergl. GoBD (Fn. 3.2.3), Rzn. 51

[27] GoBD (Fn. 3.2.3), Rzn. 52

[28] GoBD (Fn. 3.2.3), Rzn. 53

[29] GoBD (Fn. 3.2.3), Rzn. 54

[30] GoBD (Fn. 3.2.3), Rzn. 58

[31] Vergl. GoBD (Fn. 3.2.3), Rzn. 59; GoBD (Fn. 8)

[32] GoBD (Fn. 4), Rzn. 61

[33] GoBD (Fn. 4), Rzn. 64

[34] GoBD (Fn. 4), Rzn. 65

[35] Ggf in elektronischer Form

[36] Vergl. GoBD (Fn. 4.1), Rzn. 67 - 69

[37] GoBD (Fn. 4.1), Rzn. 68

[38] Vergl. GoBD (Fn. 4.1), Rzn. 69

[39] GoBD (Fn. 5), Rzn. 84

[40] GoBD (Fn. 5.1), Rzn. 85

[41] GoBD (Fn. 5.1), Rzn. 86

[42] GoBD (Fn. 5.2), Rzn. 87

[43] GoBD (Fn. 5.2), Rzn. 88

[44] GoBD (Fn. 6), Rzn. 100

[45] Vergl. GoBD (Fn. 6), Rzn. 102

[46] euro-BIS: System – Administration – Benutzerverwaltung / euro-Sales: Einrichten – Administration - Benutzerverwaltung

[47] Beide Workflows sind in euro-BIS unter „System“, in euro-Sales unter „Einrichten“ zu finden

[48] GoBD (Fn. 7), Rzn. 103 - 104

[49] GoBD (Fn. 7), Rzn. 106

[50] GoBD (Fn. 8), Rzn. 107 - 108

[51] GoBD (Fn. 9), Rzn. 110

[52] GoBD (Fn. 9), Rzn. 111

[53] GoBD (Fn. 9), Rzn. 117

[54] GoBD (Fn. 9), Rzn. 119

[55] GoBD (Fn. 9.1), Rzn. 125

[56] GoBD (Fn. 9.1), Rzn. 126

[57] GoBD (Fn. 9.1), Rzn. 128

[58] Vergl. GoBD (Fn. 9.1), Rzn. 129

[59] Vergl. GoBD (Fn. 9.1), Rzn. 130 - 131

[60] GoBD (Fn. 9.2), Rzn. 135

[61] Vergl. GoBD (Fn. 9.2), Rzn. 134

[62] GoBD (Fn. 9.3), Rzn. 136

[63] Vergl. GoBD (Fn. 9.3), Rzn. 137

[64] Vergl. GoBD (Fn. 9.3), Rzn. 139

[65] GoBD (Fn. 9.3), Rzn. 140

[66] OCR = optical character recognition = (optische) Zeichenerkennung / Texterkennung. OCR-Software wird in Unternehmen z. B. für die automatische Sortierung des Posteingangs oder zum Sortieren von Belegen verwendet

[67] Vergl. GoBD (Fn. 9.4), Rzn. 141 - 143

[68] GoBD (Fn. 9.4), Rzn. 142

[69] GoBD (Fn. 9.4), Rzn. 144

[70] Vergl. GoBD (Fn. 10), Rzn. 145 - 150

[71] GoBD (Fn. 10), Rzn. 145

[72] GoBD (Fn. 10), Rzn. 149

[73] Vergl. GoBD (Fn. 3.1), Rzn. 35

[74] Vergl. GoBD (Fn. 10.1), Rzn. 151

[75] GoBD (Fn. 10.1), Rzn. 152

[76] Vergl. GoBD (Fn. 10.1), Rzn. 153 - 155

[77] Vergl. GoBD (Fn. 10.2), Rzn. 156 - 157

[78] Vergl. GoBD (Fn. 11; 11.1), Rzn. 158 - 160

[79] Vergl. GoBD (Fn. 11.1), Rzn. 164

[80] Vergl. GoBD (Fn. 11.1), Rzn. 165

[81] Vergl. GoBD (Fn. 11.1), Rzn. 166

[82] Vergl. GoBD (Fn. 11.1), Rzn. 167, 169

[83] Vergl. GoBD (Fn. 11.1), Rzn. 170

[84] Vergl. GoBD (Fn. 11.2), Rzn. 171 - 178

[85] Vergl. GoBD (Fn. 12), Rzn. 179 - 181

[86] https://www.dihk.de/ressourcen/downloads/dihk-infoblatt-registrierkassen (Stand: 22.01.2018)

[87] http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Betriebspruefung/008.html

[88] Anm.: Stand Januar 2018 – im Jahr 2017 würde die Grenze für Kleinstbetragsrechnungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz II von EUR 150 auf EUR 250 angehoben

[89] Gutscheine, deren Nummern über das System verwaltet werden: Gutscheinnunmmer, Erstellungszeitpunkt, Geldwert und alle Transaktionen (Abbuchungen und Aufladungen inkl. Werten und Zeitpunkten)

[90] Gutscheine, deren Nummern über das System verwaltet werden: Gutscheinnunmmer, Erstellungszeitpunkt, Geldwert und alle Transaktionen (Abbuchungen und Aufladungen inkl. Werten und Zeitpunkten)

[91] Detaillierte Anleitungen zu unserer PC-Kasse finden Sie auf unserer Online-Plattform europedia - für euro-BIS: https://europedia.atlassian.net/wiki/spaces/EBF/pages/16973940/Kasse; für euro-Sales Vino: https://europedia.atlassian.net/wiki/spaces/ESV/pages/10944516/Kasse; für euro-Sales Groove stellen wir Ihnen gern eine PDF-Anleitung zur Verfügung; bitte wenden Sie sich an unsere Kundenbetreuung

[92] Siehe auch Kapitel Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

[93] Siehe auch Kapitel Suche / Filter

[94] Vergl. GoBD (Fn. 5.3), Rzn. 91

[95] muss im System hinterlegt sein

[96] First in – first out (Lagerware wird jeweils anhand des ältesten Zugangsdatum verkauft/reserviert)

[97] GoBD (Fn. 5.3), Rzn. 93

[98] Ein Kassenbon erzeugt bei allen Artikeln vom Lagerhaltungstyp FiFo (s. Fußnote 94) und Seriennummer beim Verkauf einen „Abgang Kasse“, im Falle einer Stornierung einen „Zugang Kasse“ - Ausnahme: wird eine Warenrücknahme storniert, erfolgt ein Abgang

[99] Siehe auch: Aufrufen einzelner Systembereiche / Workflows

[100] Siehe auch: Aufrufen einzelner Systembereiche / Workflows

[101]GoBD_Kassenrichtlinie euroBIS_euroSales_Version1.0_Januar 2018.docx

[102]

[103] Interactive Data Extraction and Analysis

[105] Die Benutzergruppe Administrator ist in jedem System vorhanden und gewährt umfassende Lese- und Schreibrechte in allen Workflows.

[106] Die Benutzergruppe Administrator ist in jedem System vorhanden und gewährt umfassende Lese- und Schreibrechte in allen Workflows.

[107] Die Benutzergruppe Administrator ist in jedem System vorhanden und gewährt umfassende Lese- und Schreibrechte in allen Workflows.

[108] Die Benutzergruppe Administrator ist in jedem System vorhanden und gewährt umfassende Lese- und Schreibrechte in allen Workflows.

[AW1]Europedia – euro-Sales Anleitungen für Kasse ergänzen – ggf Groove = euro-Sales ?

[AW2]= Fußnote oberhalb, wenn europedia für euro-Sales ergänzt, hier auch hinzufügen!