Die Funktion ECS-Anbindung ermöglicht es Ihnen, die Verfügbarkeit eines Titels in Ihrem Laden im Shop anzeigen zu lassen. So sehen Ihre Kunden auf einen Blick, ob der Titel bei Ihnen vorrätig ist oder ob er erst bestellt werden muss und die Lieferung ggf. etwas länger dauert.

Die Funktion ECS-Anbindung ermöglicht es Ihnen, die Verfügbarkeit eines Titels in Ihrem Laden im Shop anzeigen zu lassen. So sehen Ihre Kunden auf einen Blick, ob der Titel bei Ihnen vorrätig ist oder ob er erst bestellt werden muss und die Lieferung ggf. etwas länger dauert.

Die neue mobile Version des ECS-Shops für Smartphone oder Tablet ermöglicht es Ihren Kunden auch von unterwegs schnell und unkompliziert die Verfügbarkeit abzufragen.

Alle Bestellungen aus dem ECS-Shop werden zunächst in euro-Sales Flow übertragen. Sie entscheiden selbst, ob Sie den Artikel regulär bestellen, vom Lager nehmen oder an den Zeitfracht Versandservice übergeben (deutschlandweit).

Ein großer Vorteil für Sie ist, dass Sie in euro-Sales Flow die komplette Kundensicht haben. Alle Umsätze und Aufträge sind in Ihrer Warenwirtschaft zu finden. Bei Rückfragen Ihres Kunden ist eine Recherche nur in einem System notwendig. Sie können Internet- und normale Aufträge zusammen auswerten.

Die beiden Systeme tauschen permanent Informationen aus, so dass die Bestände immer aktuell sind und Ihr Kunde im Login-Bereich des ECS-Shops in der Lage ist, den Status seiner Bestellung zu verfolgen.

Wenn Sie mehrere Filialen haben, so kann Ihr Kunde im Shop die von ihm bevorzugte Abholfiliale wählen.

Hausartikel aus euro-Sales Flow werden in ECS importiert und in von Ihnen festgelegten Kategorien im Shop angezeigt.

Die Anzeige Ihrer Bestände und das Angebot zur Sofortabholung sind vor allem für Kunden interessant, die mit mobilen Geräten (Tablet oder Smartphone) unterwegs sind und bei Ihnen im Laden vorbeischauen möchten.

Auch haben Sie über die Funktion Sofortabholung mit Kontaktaufnahme die Möglichkeit, Titel zu verkaufen, die im Zeitfracht-Bestand mit Meldenummer oder überhaupt nicht geführt werden.

Die Bestände aus Ihrem Verkaufslager werden im ECS-Shop in der Listenansicht bei Klick auf den Link „Sofortabholung prüfen" angezeigt:

In der Vollansicht ist die Verfügbarkeit sofort sichtbar:

Bei Klick auf „E-Mail" wird eine Mail an die jeweilige Filiale verschickt. Nun können Sie den Titel aus dem Regal nehmen und für den Kunden zur Abholung beiseitelegen.

So werden die Bestände auf dem Tablet angezeigt:

Anzeige der Bestandsinformation auf dem Smartphone:
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Bei den mobilen Versionen des Shops wird bei Ansteuerung der Telefonnummer die Anruf-Funktion aktiviert.

Konfigurieren Sie Ihre Filialen im Shop-Assistenten unter dem Menüpunkt „Lieferarten / Geschenkservice":

Im Abschnitt „Lieferarten" ergänzen Sie fehlende Filialen. Wichtig ist, dass im Feld „ERP Filialnummer" die Filialnummer aus euro-Sales Flow eingetragen wird. Diese Nummern müssen übereinstimmen damit die richtigen Bestände angezeigt werden.

Die Filialnummer in euro-Sales Flow finden Sie unter System / Referenzdaten / Stammdaten / Filialen.

Um selbst angelegte Artikel über den ECS-Shop anzubieten, markieren Sie diese im Artikelmanagement in euro-Sales flow.

Aktivieren Sie den Haken bei „Webexport" und wählen Sie die Kategorie, in der dieser Artikel im Shop zu finden sein soll.

Die Kategorien definieren Sie selbst (Menü System – Referenzdaten – Stammdaten – Webkategorien).

Es sind bis zu drei Hierarchieebenen zulässig. Erstellen Sie die Baumstruktur mithilfe der Buttons „Kategorie löschen", „Kategorie bearbeiten" und „Neue Kategorie", bzw. definieren Sie die Reihenfolgen mit „Hoch" oder „Runter".

Artikel können auf der zweiten und dritten Ebene hinterlegt werden.

Bitte beachten Sie, dass derzeit keine Cover für Hausartikel übertragen und im Shop angezeigt werden können.

In der Bestellung kann Ihr Kunde wählen, ob er die Titel selbst abholen will oder ob sie ihm geliefert werden sollen:

Je nachdem welche Zahlungsmöglichkeiten Sie über den Shop-Konfigurator zugelassen haben, werden diese vorgeblendet.

• Paypal, Kreditkarte und Online-Überweisungen: Beträge werden sofort über den ECS-Shop bezahlt.

In der Bestellübersicht kann eine individuelle Nachricht hinterlegt werden. Diese wird Ihnen bei der Verarbeitung der Bestellungen auch in euro-Sales Flow angezeigt.

Der Status der Bestellungen wird im Backoffice für den Endkunden nachvollziehbar dargestellt.

Diese Daten stehen im Kundenkonto zur Verfügung sobald die Bestellung in euro-Sales flow bearbeitet wurde. Bis dahin wird die Bestellung hier nicht angezeigt.

Um bei eBook-Bestellungen schnelle Reaktionszeiten zu ermöglichen, werden die Download-Links im ECS-Shop zeitnah bereit gestellt. Zum einen sieht der Kunde den Link auf der Bestellbestätigungsseite:

Sämtliche eBook-Käufe werden auch im Download-Bereich „Meine E-Books" im Kundenkonto angezeigt.

Die Auftragsdaten und der Original-Downloadlink werden an euro-Sales Flow übermittelt, damit die Umsätze in euroSales Flow einfließen können. Der Auftrag erhält intern den Vermerk, dass die „Lieferung" bereits erfolgt ist. Daher wird bei Anlegen des Auftrags in euro-Sales Flow keine Mail mit dem Download-Link bereit gestellt.

Bei Bedarf oder im Fehlerfall haben Sie über den angelegten Auftrag jederzeit nachträglich die Möglichkeit den Original-Downloadlink erneut zu versenden.

Öffnen Sie den Workflow „Aufträge" und klicken den Button „Auftragsimport". Hier haben Sie die Möglichkeit, alle Bestellungen einzusehen, zu korrigieren und daraus Kundenaufträge und ggf. Bestellungen zu erzeugen.

Wie in anderen Workflows haben Sie auch hier die Möglichkeit, Filter für häufig benutzte Selektionen anzulegen.

Oder Sie klicken auf „Schnellsuche" und lassen sich z.B. alle importierten Aufträge anzeigen. Wenn Sie die Datensätze nach Anlagedatum aufsteigend sortieren, werden Ihnen die neuesten Aufträge ganz oben angezeigt.

Die im Auftragsimport angezeigten Bestellungen können drei Status aufweisen:

• „Unvollständig": Kunde oder Artikel konnten nicht eindeutig zugeordnet werden. Es wurde noch kein Auftrag erzeugt. Nachbearbeitung ist notwendig.

• „Vollständig": Kunde und Artikel konnten vom System eindeutig zugeordnet werden. Es wurde noch kein Auftrag erzeugt.

• „Verarbeitet": Für diese Bestellung haben Sie bereits einen Auftrag erzeugt.

Klicken Sie einen Eintrag doppelt um ihn zu öffnen. Im oberen Bereich unter Originaldaten werden die Informationen aus dem ECS-Shop angezeigt. Hier sehen Sie die Internet-Auftragsnummer, die Internet-Kundennummer (die in der Kundenverwaltung von euro-Sales Flow im Feld Internet Shop ID gespeichert wird) sowie die Adressen.

Eine Adressüberprüfung wird im ECS-Shop bei jeder Bestellung durchgeführt. Unter Originaldaten wird Ihnen das Ergebnis dieser Adressprüfung angezeigt.

Unter Bestellzeichen sehen Sie die Nachricht, die in der ECS-Bestellung manuell eingegeben wurde. Unter Zahlart wird angezeigt, ob der Betrag bereits bezahlt wurde (z. B. Paypal) oder ob der Kunde auf Rechnung bestellt hat.

Wenn Ihr Kunde den Titel bei Ihnen im Laden abholen möchte, wird „Abholauftrag: Ja" angezeigt.

Im unteren Bereich wird angezeigt, ob euro-Sales Flow den Kunden zuordnen konnte (z. B. über exakt übereinstimmende Adressdaten oder falls die Internet-Shop ID bereits vorhanden ist).

Wenn die Felder „Kunde" oder „Lieferadresse" leer sind, haben Sie die Möglichkeit über den Neu-Button mit den Originaldaten aus dem ECS-Shop einen neuen Kunden, ggf. mit Lieferadresse anzulegen.

Möchten Sie, dass die Adressinformationen, die in euro-Sales Flow gespeichert sind durch die aus der Internetbestellung überschrieben werden, so setzen Sie den Haken „Adresse aktualisieren". Dieser kann auftragsweise gesetzt werden. Die Voreinstellung konfigurieren Sie unter „Einstellungen".

Die Bestellung wird mit dem Status „vollständig" gekennzeichnet, wenn alle Informationen von euro-Sales Flow interpretiert werden konnten. Lautet der Status „unvollständig", so konnte z. B. der Titel nicht nachbibliografiert werden.

Unter „Positionen" werden die bestellten Artikel aufgeführt. Konnte das System alle Artikel anhand der Bestellnummer/EAN identifizieren oder nachbibliografieren, steht der Datensatz auf „Vollständig: Ja". Klicken Sie doppelt auf die Positionszeile, um in der Vollansicht Artikeldaten zu ändern.

Wenn ein Artikel noch nicht im System angelegt war und auch nicht nachbibliografiert werden konnte, haben Sie die Möglichkeit mit dem Button „Bearbeiten" in die Detailansicht zu wechseln um dort entweder manuell einen Artikel zuzuordnen oder ihn neu anzulegen.

Sind Kunden- und Artikelangaben vollständig, klicken Sie auf „Fertig stellen" und erzeugen so einen neuen Auftrag. Hier haben Sie die Möglichkeit wie bei „normalen" Aufträgen Auftragskonditionen zu hinterlegen, das Bestellziel festzulegen oder die Versandart und Benachrichtigungsart zu konfigurieren.

Alle relevanten Informationen aus der ECS-Bestellung werden in diesen Auftrag übernommen, der sonst wie jeder andere manuell erzeugte Auftrag weiterverarbeitet wird.

Hat Ihr Kunde angegeben, dass er seine Bestellung abholt, erzeugt das System einen Kassenauftrag, sonst wird ein Rechnungsauftrag erzeugt.

Ist der Titel nicht am Verkaufslager, wird eine Bestellung erzeugt.

Aufträge, die über den Auftragsimport erzeugt wurden, erhalten das Kennzeichen „Internetauftrag". Nach diesem Kennzeichen kann im Auftragsmanagement selektiert werden.

Wurde die Bestellung im ECS-Shop mit den Zahlarten Paypal, Giropay oder Kreditkarte durchgeführt, kann es sinnvoll sein, bei einem Rechnungsauftrag eine entsprechende Zahlungsbedingung einzutragen (z. B. „Zahlung bereits erfolgt per Paypal"). Dieser Passus wird auf der Rechnung gedruckt. Den Text können Sie unter System - Referenzdaten - Auftrag - Zahlungsbedingungen selbst eingeben.

Bitte beachten Sie, dass der ECS-Shop keine Nachlässe verarbeitet. Wenn Sie also einen Kunden zuordnen, der lt. Kundenverwaltung einen Nachlass erhält, sollten Sie prüfen ob Sie diesen tatsächlich in den Auftrag übernehmen möchten.

Wenn Sie im Shop Sofortbezahlarten wie Paypal anbieten, ist es sinnvoll die Zahlungsbedingungen in euro-Sales Flow so zu konfigurieren, dass Rechnungen mit dieser Zahlart automatisch vom System auf „ausgeglichen" gesetzt werden.

Bezahlarten die im Shop angeboten werden, können bei der Auftragserzeugung automatisch einer bereits vorhandenen Zahlungsbedingung zugewiesen werden.

Wählen Sie im Menü System – Referenzdaten – Auftrag – Zahlungsbedingungen. Hier ordnen Sie Ihre Shop-Zahlarten den euro-Sales Flow Zahlarten zu. Ist keine Zuordnung zu bestehenden Zahlungsbedingungen möglich, so legen Sie die Zahlungsbedingung neu an.

Hier ein Beispiel mit Paypal:

Wenn nun über den Auftragsimport ein ECS-Auftrag mit der Bezahlart Paypal eingelesen wird, wird im daraus erzeugten Auftrag automatisch die Zahlungsbedingung „Paypal" angezeigt und die daraus erzeugte Rechnung steht auf „ausgeglichen".

Auftragspositionen können auch über den Zeitfracht Versandservice ausgeliefert werden. Dieser wird aus dem Auftrag heraus angesteuert. Lesen Sie dazu die separate Anleitung zum Versandservice.

Kundenbestellungen aus dem ECS-Shop können in allen Filialen eingelesen werden. Jede Filiale sieht im Auftragsimport alle Bestellungen - auch diejenigen, die in anderen Filialen abgeholt werden.

Bei Abholaufträgen hat der Kunde im Shop die Möglichkeit, seine Wunschfiliale anzugeben. Diese wird im Auftragsimport angezeigt. Für diese wird auch der Auftrag in euro-Sales Flow angelegt.

Es wäre z.B. möglich, dass jede Filiale selbst ihre Abholaufträge bearbeitet. Sie können den Ablauf jedoch auch so organisieren, dass nur eine Filiale den Auftragsimport bearbeitet und die Aufträge für die anderen Filialen anlegt.

Auf jeden Fall empfiehlt es sich, nicht zeitgleich am selben Auftrag zu arbeiten.

Der Auftrag wird wie gewohnt verarbeitet, d.h. wenn alle Angaben vorhanden sind, klicken Sie auf Fertig stellen und erzeugen einen Kundenauftrag.

Dieser Auftrag wird vom System immer für die angegebene Filiale angelegt, denn dort möchte der Kunde den Artikel abholen.

Legt eine „fremde" Filiale einen Auftrag an, so wird dies wie u.a. angezeigt. In diesem Beispiel hat Filiale 1 einen Auftrag für Filiale 2 angelegt.

Wenn Sie im Auftrag eine Bestellung generieren, wird diese im Namen der jeweiligen Abhol- oder anlegenden Filiale bestellt.

Ist in der Abholfiliale Lagerbestand vorhanden, wird dieser vorgeblendet und kann verwendet werden um den Auftrag zu versorgen.

Bei Rechnungs-/Versandaufträgen kann der Endkunde im Shop keine Filiale wählen. Daher ist es egal, welche Filiale diese Aufträge bearbeitet.

Gutscheinkarten, die Ihr Kunde im Ladengeschäft erwirbt, können im Internetshop eingelöst werden und umgekehrt. Im Shop können nicht nur Gutscheinkarten erworben werden sondern auch Gutschein-PDFs. Diese sind für den Käufer unmittelbar verfügbar, da sie nach der Kaufabwicklung per E-Mail bereitgestellt werden.

Um Ihre Buchhandlung für den Gutscheinservice freischalten zu lassen, wenden Sie sich bitte an die Serviceline.

Im ECS-Shop sind Gutscheinkarten und Gutschein-PDFs mit unterschiedlichen Festbeträgen als eigene Artikel verfügbar. Wir empfehlen aus Gründen der Übersichtlichkeit in euro-Sales Flow nicht für jeden Betrag einen eigenen Artikel anzulegen.

Legen Sie z.B. zwei Artikel an: Gutscheinkarte und Gutschein-PDF.

Damit der Auftragsimport die Artikel findet und automatisch zuordnen kann, hinterlegen Sie im Artikelmanagement unter Bestellziele für jeden Artikel die jeweiligen EANs, die vom Shop übermittelt werden.

Gutscheinkarte:

Gutschein-PDF:

Legen Sie beide Artikel mit Lagerhaltungstyp = NONE, Preis = 0,00 und MwSt. = OHNE an und setzen Sie unter Merkmale den Haken für „Funktionsartikel".

Gutschein-PDF

Ein Geschenkgutschein als PDF kann unmittelbar nach der Kaufabwicklung von Ihrem Kunden ausgedruckt und verwendet werden. Aus diesem Grund muss er auch sofort im Shop bezahlt werden. Es sind nur Online-Bezahlvorgänge möglich (z.B. Paypal oder Kreditkarte).

Im Auftragsimport ordnet das System den Artikel „Gutschein-PDF" zu. In der Positionsanzeige erkennen Sie den Wert des Gutscheins und die Referenznummer. Anhand dieser Referenznummer können Sie z. B. bei Bedarf im Business Client prüfen, ob die Aufladung erfolgreich war.

Auch hier ist es wichtig, dass die Zahlungsbedingungen im Shop auch in euro-Sales Flow gepflegt werden und so z.B. Paypal als bereits ausgeglichen erkannt wird (vgl. Abschnitt „Zahlungsbedingungen anpassen").

Nun schließen Sie den Auftrag wie gewohnt ab und erzeugen die Rechnung.

Gutscheinkarte

Auch Gutscheinkarten können im Shop mit unterschiedlichen Werten bestellt werden. Hier ist sowohl ein Versand- als auch ein Abholauftrag möglich. Es sind alle Zahlungsmöglichkeiten verfügbar.

Im Auftragsimport ordnet das System den Artikel „Gutscheinkarte" zu. Bereits auf der ersten Seite erhalten Sie einen Hinweis, dass in dieser Bestellung eine Gutscheinkarte enthalten ist.

Den Betrag, mit dem die Gutscheinkarte aufgeladen werden soll, entnehmen Sie der Positionsanzeige:

Nehmen Sie eine neue Gutscheinkarte aus Ihrem Vorrat und laden Sie diese über den Business Client auf. Schließen Sie den Auftrag wie gewohnt ab und versenden Sie die Gutscheinkarte an den Kunden oder legen Sie sie im Abholfach bereit.

Artikel, die der Kunde bei Ihnen im Laden abholen möchten, werden i.d.R. nie im Shop bezahlt. Es erscheint kein Zahlungsdialog - die Ware wird bei Abholung bezahlt.

Ausnahmen sind eBooks. Da diese sofort verfügbar sind, werden sie auch sofort online bezahlt. Das Gleiche gilt auch für Gutschein-PDFs.

Dies ist bereits in der Bestellübersicht im Shop erkennbar:

Im Auftragsimport wird diese Bestellung wie folgt angezeigt:

Im daraus erzeugten Auftrag haben diese Positionen (eBook / Gutschein-PDF) bereits den Status „geliefert/Fakturiert". Nur die anderen Artikel müssen noch bearbeitet werden:

Der Auftrag kann wie gewohnt weiter verarbeitet werden.

Wurde ein Artikel im Shop mit Gutschein bezahlt, so erkennen Sie dies bereits im Auftragsimport:

Im daraus erzeugten Auftrag wird der Gutscheinbetrag als Anzahlung bereits verrechnet:

Der Restzahlbetrag auf der Rechnung ist demzufolge 0,00 EUR.

Es ist auch möglich, Teilzahlungen mit Gutschein zu tätigen und den Restbetrag mit einer beliebigen anderen Zahlart. Alle Informationen werden in euro-Sales Flow angezeigt und korrekt verarbeitet.

In den Auftragseigenschaften wird die Auftrags-(Bestell-)Nummer aus ECS angezeigt.

Im Auftragsmanagement kann nach Internetauftrag Ja/Nein oder nach einer konkreten Internet-Auftrags-Nr. selektiert werden.

Über die Kundenumsatzstatistik werden ECS-Aufträge gemeinsam mit „normalen" Aufträgen ausgewertet.