Um in euro-Sales Flow Fortsetzungen und Zeitschriften zu verwalten, legen Sie sog. FuZ-Objekte an. In diesen verknüpfen Sie den Kunden mit einem Fortsetzungs-Artikel. Auch die Bezugskonditionen und die Art der Abrechnung werden im FuZ-Objekt hinterlegt. Alle Aktivitäten (z. B. erzeugte Belege) werden in der FuZ-Historie dokumentiert.

Damit für einen Artikel ein FuZ-Objekt erstellt werden kann, muss er zunächst im Artikelmanagement angelegt werden.

Unter Basisdaten wird der gewünschte Artikeltyp vergeben:

Einen Preis unter „Basisdaten“ geben Sie nur dann ein, wenn Sie diesen Artikel auch an der Kasse und unabhängig von bestehenden Abonnements verkaufen (s. Abschnitt „FuZ-Artikel ohne Abonnement verkaufen“). Ist dies nicht der Fall, kann 0,00 EUR eingetragen werden. Die Preise für die einzelnen Ausgaben der Abonnements werden an anderer Stelle definiert.

Auf der Karteikarte „FuZ“ werden die Ausgaben/Hefte dieses Artikels angezeigt. Klicken Sie den Button „Neu“ um eine neue Ausgabe zu erfassen.

In der Regel werden Sie diese Informationen jedoch erst im Wareneingang oder in der Verlegerrechnung eintragen.

Beim Artikeltyp „Fortsetzung“ geben Sie neben der Bezeichnung der Ausgabe auch die Preise für die von Ihnen verwendeten Preisarten an (sollten Sie darüber hinaus weitere Preisarten benötigen, so haben Sie unter Menü System - Referenzdaten - Preisarten die Möglichkeit, diese anzulegen).

Beim Artikeltyp „Zeitschrift“ ist es nicht notwendig Preise für einzelne Ausgaben im Artikelmanagement zu definieren, da dieser nicht artikelweise sondern pro Bezugszeitraum berechnet wird.

Um ein neues FuZ-Abo anzulegen, wählen Sie im Menü Neu die Option Abonnement.

Unabhängig davon, ob es sich um eine Fortsetzung oder eine Zeitschrift handelt, geben Sie zunächst die Artikelnummer ein. Über den Neu-Button hinter dem Eingabefeld können Sie einen Artikel neu anlegen (s. Abschnitt „Artikel anlegen“).

Im Mengenfeld tragen Sie ein, wie viele Exemplare der Kunde beziehen wird.

Über die Preisart definieren Sie, welcher Preis dem Kunden berechnet wird. Die Optionen Normalpreis, Studentenpreis, etc. werden separat abgerechnet und können im Artikelmanagement pro Ausgabe, bzw. bei Zeitschriften in der Verlegerrechnung, mit unterschiedlichen Preisen versehen werden.

Unter dem Abschnitt „Lieferhinweise“ definieren Sie, ob der Verlag die Ware an den Kunden direkt oder an Ihre Buchhandlung liefern soll.

Zeitraum: Tragen Sie hier den Anfangs- und - falls bereits bekannt - den Ende-Termin ein. Der EndeTermin kann auch leer gelassen werden wenn das Abonnement auf unbestimmte Zeit angelegt wird.

Klicken Sie auf den Button „Weiter“ und ordnen Sie einen Kunden zu.

Klicken Sie auf „Weiter“ und Sie gelangen zur Eingabemaske „Merkmale“, in der Sie die Bezugskonditionen konfigurieren.

Stellen Sie die Auftragsart auf Rechnung, wenn der Kunde direkt vom Verlag beliefert wird. Wird die Ware über die Buchhandlung ausgeliefert, so haben Sie die Auswahl zwischen Lieferschein (Sammelrechnung) und Rechnung.

Die Portokosten für die gewählte Versandart werden auf den erzeugten Belegen berücksichtigt. Sie haben hier die Möglichkeit, die Versandkosten manuell zu überschreiben.

Die Bemerkung wird zu jeder Lieferschein- und Rechnungsposition gedruckt.

Mit Klick auf „Fertig stellen“ wird das neue FuZ-Objekt gespeichert.

Das System bietet Ihnen an, sofort eine Mitteilung (Bestellung) an den Verlag auszudrucken. Sie können das Dokument aber auch später aus der FuZ-Historie heraus drucken.

Jedes FuZ-Objekt wird im Kundenmanagement des jeweiligen Kunden unter „Offene Aufträge“ angezeigt:

Nachfolgend stellen wir Ihnen einige Standardfälle einer FuZ-Belieferung vor:

Werden Fortsetzungen oder Zeitschriften direkt vom Verlag an den Kunden geliefert, so führen Sie für diese Artikel keinen Wareneingang durch.

Legen Sie FuZ-Objekte mit dem Kennzeichen „Liefern an: den Kunden“ an und erstellen Sie, sobald die Rechnung vom Verlag eintrifft, die Rechnungsbelege für die Kunden.

In der Regel ist als Auftragsart „Rechnung“ definiert. Nur in Ausnahmefällen kann es sinnvoll sein hier „Lieferschein“ anzugeben.

Diese FuZ-Objekte sind mit Artikeltyp „Zeitschrift“ und Lieferhinweis „an Kunden“ angelegt. Die Versandkosten, die Sie im Objekt anlegen werden zu denen auf der Verlegerrechnung addiert. In der Regel tragen Sie im Objekt selbst 0,00 EUR ein.

Sobald die Rechnung vom Verlag eintrifft (z. B. einmal im Jahr), haben Sie die Möglichkeit auf Basis dieser Verlegerrechnung Belege für Ihre Kunden zu generieren.

Verlegerrechnungen können aus dem FuZ-Management heraus aufgerufen werden.

Alternativ klicken Sie Menü Backoffice - Liefern und Fakturieren - Verlegerrechnung.

Wie in den anderen Workflows haben Sie hier zunächst die Möglichkeit Filter zu definieren, um auf häufig verwendete Suchanfragen schnelleren Zugriff zu haben.

Über den Neu-Button erstellen Sie eine neue Verlegerrechnung. Tragen Sie die allgemeinen Daten zur Rechnung ein.

Das Eingabefeld „Hinweis“ ist nur für Ihren internen Gebrauch und wird auf Belegen nicht gedruckt.

Mit Klick auf „Weiter“ gelangen Sie in die Positionserfassung.

Geben Sie die Artikelnummer der Zeitschrift ein. In der folgenden Eingabemaske ergänzen Sie die Angaben aus der Ihnen vorliegenden Verlegerrechnung.

Alle hier eingetragenen Informationen erscheinen auch auf den Kundenbelegen mit Ausnahme von Rabatt, EK und Auftragsnummer.

Rabatt definiert den Bezugsrabatt, den der Verlag Ihnen gewährt. Auf dem Kundenbeleg wird jedoch der Nachlass, den Sie im FuZ-Objekt hinterlegt haben, berechnet.

Sind im FuZ-Objekt über die Versandart individuelle Portokosten definiert, so werden diese zu den hier eingetragenen Versandkosten addiert.

Um eine weitere Preisart (z. B. Studentenpreis) abzurechnen, geben Sie die gleiche Artikelnummer noch einmal in das Eingabefeld „Artikel“ ein und erzeugen eine weitere Zeile / Position, der Sie abweichende Preisarten, Preise oder Bezugszeiträume zuordnen können.

Mit „Fertig stellen“ schließen Sie den Vorgang ab. Das System sucht nun in den aktiven FuZ-Objekten für diese Artikelnummer(n) nach Datensätzen, die zu den eingegebenen Informationen (z.B. Preisart) passen.

Danach zeigt Ihnen das System die Zuordnung, die aufgrund der eingetragenen Daten erfolgen würde.

Die Anzeige ähnelt der Warenverteilung des Wareneingangs und lässt sich genauso bearbeiten. Ein Klick auf „Fertig stellen“ und die Kundenrechnungen werden erzeugt.

Diese FuZ-Objekte sind mit Artikeltyp „Fortsetzung“ und Lieferhinweis „an Kunden“ angelegt. Die Versandkosten, die Sie im Objekt anlegen werden zu denen auf der Verlegerrechnung addiert. In der Regel tragen Sie im Objekt selbst 0,00 EUR ein.

Sobald die Rechnung vom Verlag eintrifft (z. B. einmal im Jahr), haben Sie die Möglichkeit auf Basis dieser Verlegerrechnung Belege für Ihre Kunden zu generieren.

Erstellen Sie eine neue Verlegerrechnung wie im Abschnitt „Zeitschriftenabonnement berechnen“ beschrieben.

Geben Sie bei den Positionen die Artikelnummer der Fortsetzung ein. Anders als bei Zeitschriften geben Sie hier nicht den Bezugszeitraum sondern die Ausgabe an, die berechnet werden soll.

Alle hier eingetragenen Informationen erscheinen auch auf den Kundenbelegen mit Ausnahme von Rabatt und Auftragsnummer.

Rabatt definiert den Bezugsrabatt, den der Verlag Ihnen gewährt. Auf dem Kundenbeleg wird jedoch der Nachlass, den Sie im FuZ-Objekt hinterlegt haben, berechnet.

Sind im FuZ-Objekt über die Versandart individuelle Portokosten definiert, so werden diese zu den hier eingetragenen Versandkosten addiert.

Um eine weitere Preisart (z. B. Studentenpreis) abzurechnen, geben Sie die gleiche Artikelnummer noch einmal in das Eingabefeld „Artikel“ ein und erzeugen eine weitere Zeile / Position, der Sie abweichende Preisarten, Preise oder Bezugszeiträume zuordnen können.

Mit „Fertig stellen“ schließen Sie den Vorgang ab. Das System sucht nun in den aktiven FuZ-Objekten für diese Artikelnummer nach Datensätzen, die zu den eingegebenen Informationen (z.B. Preisart) passen.

Danach zeigt Ihnen das System die Zuordnung, die aufgrund der eingetragenen Daten erfolgen würde.

Die Anzeige ähnelt der Warenverteilung des Wareneingangs und lässt sich genauso bearbeiten. Ein Klick auf „Fertig stellen“ und die Kundenrechnungen werden erzeugt.

Wir empfehlen, die Belege in der Warenverteilung sofort auszudrucken. So sparen Sie sich den Wechsel ins Belegmanagement.

Wird die Belieferung eines Zeitschriftenabonnements über die Buchhandlung und nicht direkt vom Verlag abgewickelt, so wird das FuZ-Objekt mit Artikeltyp „Zeitschrift“ und Lieferhinweis „an Buchhandlung“ angelegt.

Der einzige Unterschied zur Direktbelieferung besteht darin dass die Ware im Wareneingang eingebucht und ein Begleitpapier erzeugt wird. Die Berechnung erfolgt dann wieder über die Funktion „Verlegerrechnung“.

Sie können die Verlegerrechnung auch erzeugen ohne die einzelnen Hefte vorher im Wareneingang eingebucht zu haben. In diesem Fall fehlt Ihnen jedoch in der Historie des FuZ-Objekts der Hinweis ob und wann das Heft eingegangen ist.

Nach Eingang der Zeitschrift buchen Sie den Bestand über den Wareneingang ein. Wichtig ist, die Ausgabe anzugeben. Nur so weiß das System, dass es sich um ein Abonnement handelt und versorgt zunächst die aktiven FuZ-Objekte. Wird keine Ausgabe angegeben, wird der Bestand ans Verkaufslager gebucht.

Tragen Sie im Wareneingang die Artikelnummer der Fortsetzung und die zu verbuchende Menge ein. Im Feld „Ausgabe“ haben Sie die Möglichkeit über das Lupensymbol eine bereits angelegte Ausgabe dieses Artikels auszuwählen oder eine neue Ausgabe anzulegen.

Eine Zeitschriften-Ausgabe legen Sie nur mit der Bezeichnung an. Diese Angabe erscheint auf dem Begleitpapier. Die Eingabefelder der Preisarten lassen Sie leer, da die Berechnung über die Funktion „Verlegerrechnung“ erfolgt.

Das Begleitpapier sieht optisch aus wie ein Lieferschein. Jedoch wird daraus keine Rechnung generiert.

Im Belegmanagement finden Sie die Dokumente unter dem Typ „Begleitpapier“.

Zeitschriften werden immer über die Funktion „Verlegerrechnung“ abgerechnet – unabhängig davon ob es sich um Direktbelieferung oder um Lieferung durch die Buchhandlung handelt.

Um dem Kunden dieses Abonnement zu berechnen gehen Sie also bei Eingang der Rechnung vom

Verlag vor wie im Abschnitt „Direktbelieferung – Zeitschriftenabonnement berechnen“ beschrieben.

Wird die Belieferung einer Fortsetzung über die Buchhandlung und nicht direkt vom Verlag abgewickelt, so wird das FuZ-Objekt mit Artikeltyp „Fortsetzung“ und Lieferhinweis „an Buchhandlung“ angelegt.

Wenn die Ware eintrifft, buchen Sie sie im Wareneingang zu. Wichtig ist, die Ausgabe anzugeben. Nur so weiß das System, dass es sich um ein Abonnement handelt und versorgt zunächst die aktiven FuZ-Objekte. Wird keine Ausgabe angegeben, wird der Bestand ans Verkaufslager gebucht.

Tragen Sie beim Anlegen oder Verwalten einer neuen Ausgabe die Preise für die jeweiligen Preisarten ein. Diese werden auf Rechnungen und Lieferscheine übernommen.

Sind weniger Exemplare vorhanden als FuZ-Objekte existieren, haben Sie die Möglichkeit, diese über die Warenverteilung manuell zu verteilen.

Unter „Einstellungen“ im Wareneingang können Sie konfigurieren, ob die Warenverteilung bei FuZArtikeln immer angeboten werden soll. Wir empfehlen, den Warenverteiler immer anzeigen zu lassen.

So sehen Sie auf einen Blick, ob Sie genug Exemplare erhalten haben.

Nach dem Verbuchen des Wareneingangs stehen die Exemplare im Warenversand zur Belegerzeugung bereit. Wählen Sie im Menü Backoffice - Liefern und Fakturieren - Warenversand die Positionen aus und erzeugen Sie durch Klick auf Fertig stellen Belege für die Kunden.

Auch für FuZ-Artikel wird, wie bei herkömmlichen Aufträgen auch, je nach Kundenkonfiguration eine Benachrichtigung ins Meldecenter gestellt.

Die Berechnung von Fortsetzungen ohne Direktbelieferung erfolgt wie bei „normalen“ Artikeln über die Belegerzeugung im Warenversand bzw. die Fakturierung von Sammelrechnungen.

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Bereits angelegte FuZ-Objekte können unter Menü Management - FuZ eingesehen, selektiert und geändert werden.

Wie in den anderen Management-Workflows haben Sie hier zunächst die Möglichkeit, Filter zu definieren, um auf häufig verwendete Suchanfragen schnelleren Zugriff zu haben.

Im jeweiligen FuZ-Objekt werden über das Menü „Historie“ alle vergangenen Aktionen angezeigt. Belege können ggf. erneut gedruckt werden.

Definition der Vorgänge in der Historie

Begleitpapier: Ausgabe wurde über den Warenversand ausgeliefert;

Begleitpapiere wurden erzeugt (daraus wird keine Rechnung erzeugt)

Verlagsmitteilung: Bestellung oder Änderungsmitteilung an den Verlag

Heftverteilung: Ausgabe wurde im Wareneingang eingebucht

Lieferschein: Ausgabe wurde über Warenversand ausgeliefert;

Lieferscheine wurden erzeugt

Verlegerrechnung: Verlegerrechnung vom Verlag wurde eingegeben

Lieferschein/Rechnung: aus der Verlegerrechnung heraus oder über die Einzelheftberechnung wurde ein Lieferschein/Rechnung für den Kunden erzeugt

Vorgang: Klicken Sie den Button „neu“ um eigene Einträge anzulegen

zugeordnet flow: Vorgang der Zuordnung zu einem FuZ-Objekt nach Erstellen einer Verlegerrechnung

Markieren Sie eine Zeile und klicken „Vorschau“, so haben Sie die Möglichkeit den entsprechenden Beleg aufzurufen und ggf. nochmal auszudrucken.

Wenn ein Kunde sein Abonnement kündigt, ändern Sie unter Menü Management - FuZ den Status des Objekts auf „Gekündigt“.

Das System erzeugt sowohl eine Mitteilung an den Verlag als auch eine Kundenmitteilung:

Unter der FuZ-Historie haben Sie die Möglichkeit, diese Belege einzusehen und ggf. nachzudrucken.

Bei künftigen Wareneingängen oder Verlegerrechnungen wird dieses Objekt nicht mehr berücksichtigt.

Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, mehrere Abonnements auf einmal zu kündigen. Markieren Sie die entsprechenden Einträge in der Liste und klicken Sie den Button „Kündigen“ in der Toolbar.

Für jedes Objekt wird ein Fenster mit der Druckvorschau für das Kündigungsschreiben geöffnet.

Soll ein FuZ-Objekt nicht gekündigt sondern die Lieferung nur temporär ausgesetzt werden, ändern Sie den Status auf „Deaktiviert“.

Das System erzeugt eine Verlagsmitteilung mit der Anweisung, die Lieferung bis auf Wiederruf zu unterbrechen.

Unter der FuZ-Historie haben Sie die Möglichkeit, diesen Beleg einzusehen und ggf. nachzudrucken.

Bei künftigen Wareneingängen wird dieses Objekt nicht mehr berücksichtigt.

Sobald die Belieferung fortgesetzt werden soll, ändern Sie den Status wieder auf „Aktiv“. Das System erzeugt eine Bestellung an den Verlag und das Objekt wird bei Wareneingängen wieder versorgt.

Um eine Lieferung beim Verlag zu reklamieren, klicken Sie unter Menü Management - FuZ den Button „Reklamation“.

Klicken Sie den Button „Neu“ um eine neue Reklamation zu erzeugen.

Nach Fertig stellen wird die Reklamation in der Liste angezeigt und kann ggf. später auf erledigt gesetzt werden.

Für Abonnements, die in Kürze enden, kann eine Erneuerungsanfrage an den Kunden erzeugt und ausgedruckt werden.

Markieren Sie das Objekt in der Liste und klicken Sie den Button „Erneuerungsanfrage“ auf der Toolbar.

Das System erzeugt automatisch ein Schreiben an den Kunden. Er wird darauf hingewiesen, dass sein Abo endet und dazu aufgefordert sich bei Wunsch nach Verlängerung zu melden.

Auf Rechnungen und Lieferscheinen werden über der jeweiligen Position die Informationen aus dem Feld Bemerkung des FuZ-Objekts gedruckt, unter der jeweiligen Position erscheint der Hinweis aus der Verlegerrechnungsposition.

Rechnung (Standard Report):

Um Rechnungspositionen gutzuschreiben rufen Sie im Menü Backoffice – Liefern und Fakturieren – Belegmanagement die Rechnungsnummer auf. Klicken Sie den Button „Gutschrift erstellen oder öffnen Sie die Rechnung per Doppelklick, wechseln zu den Positionen und klicken den Button „Positionen gutschreiben“.

Damit FuZ-Rechnungspositionen gutgeschrieben werden können, muss der Haken „Lagebestand buchen“ entfernt werden.

Um Zeitschriften an der Kasse artikelgenau verkaufen zu können, legen Sie den Artikel mit seiner EAN im Artikelmanagement an und deklarieren ihn als Artikeltyp „Zeitschrift“ oder „Fortsetzung“. Auf diesen Artikel wird über den Wareneingang Bestand gebucht, der dann über die Kasse verkauft werden kann.

Wird beim Kassieren eine Zeitschriften-EAN gescannt, die als FuZ-Artikel im Artikelmanagement existiert, so wird dieser Verkauf artikelgenau abgerechnet.

Wird eine Zeitschriften-EAN gescannt, die nicht als FuZ-Artikel angelegt ist, bleibt die Handhabung wie gehabt. Es wird der Preis angezeigt und die Buchung erfolgt auf den Zeitschriftenartikel.

Derzeit ist es noch nicht möglich, FuZ-Artikel über euro-Sales Flow zu remittieren.

FuZ-Artikel, für die im Wareneingang mehr Exemplare zugebucht wurden als aktive Objekte vorhanden sind, werden auf das Verkaufslager gebucht und können normal verkauft werden.

Bitte beachten Sie, dass für diese sog. Apart-Verkäufe (Rechnung oder Kasse) der Preis aus dem Artikelmanagement (Basisdaten) gezogen wird und daher entsprechend gepflegt werden muss.